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Clean Desk Policy in der Arbeitswelt

Wichtige Dokumente liegen unvorsichtig auf dem Schreibtisch? Worum es sich bei der Clean Desk Policy handelt, wie sie umgesetzt wird und welche Vorteile sie hat, verraten wir hier.

“Ein Genie beherrscht das Chaos.” Das ist tatsächlich nicht korrekt, denn eine aufgeräumte Arbeitsumgebung erhöht die Produktivität und sortiert die Gedanken. Hinzu kommt, dass ein unaufgeräumter Schreibtisch nicht gerade ansehnlich ist. Herumfliegende Post-its, Papierstapel und schmutzige Kaffeetassen stören nicht nur den Arbeitsfluss, sondern auch das Gesamtbild der Arbeitswelt. Dieses hat sich spätestens seit Corona vielerorts verändert. Homeoffice gehört mittlerweile zum Alltag und hybride Arbeitsformen oder eine Neugestaltung der Büroflächen setzen sich durch. Arbeiten Teile der Belegschaft zunehmend von zu Hause, reduzieren Arbeitgebende oftmals die Anzahl der Schreibtische und rufen zum sogenannten Desk-Sharing auf. Vor diesem Hintergrund gewinnt auch die Clean Desk Policy an Bedeutung.

Was ist eine Clean Desk Policy?

Die Clean-Desk-Policy beschreibt eine Richtlinie, welche festlegt, wie die Arbeitnehmenden ihren Arbeitsplatz, etwa nach Feierabend, hinterlassen müssen.

Welche Regeln und Maßnahmen gibt es?

Für einen Clean Desk Arbeitsplatz heißt es konkret, den Schreibtisch spätestens gegen Ende des Arbeitstages oder auch bei einem längeren Verlassen, von sensiblen Dokumenten, allen persönlichen Gegenständen, aber auch Schreibutensilien, Visitenkarten, USB-Sticks und Co. zu befreien. Auch die Sauberkeit spielt eine relevante Rolle. Hinzu kommt das regelmäßige Entleeren des Papierkorbs. Die Clean-Desk-Policy lässt sich im übrigen auch auf Schränke, Container und Co. ausweiten, vor allem aber auch auf die technologischen Geräte. Hierzu zählt beispielsweise das korrekte Abmelden vom Laptop, bevor man den Arbeitsort verlässt und das Eingeben des Passworts vor dem Start der Arbeit.

Wofür dient die Clean Desk Richtlinie?

Die Clean-Desk-Policy dient einerseits der Sicherheit, insbesondere vor externen Dritten sowie der Förderung einer angenehmen Arbeitsumgebung.

Clean Desk Policy und Datenschutz

Der Clean Desk und Datenschutz gehen Hand in Hand. Auch in Zeiten von Cloud-Lösungen bewahren wir noch immer physische Informationen an unserem Arbeitsplatz auf. Das können Passwörter mit Zugängen zum Unternehmenswiki sein, ausgedruckte Unterlagen oder aber auch das während der Mittagspause auf dem Schreibtisch liegengelassene Job-Handy. Alle herumliegenden Informationen bergen mitunter ein großes Risiko, von Dritten aufgegriffen zu werden. Das mag intern erstmal nicht so schlimm sein, schließlich arbeitet man innerhalb des Teams recht transparent. Doch was ist mit Besucher:innen, Kund:innen oder selten auch Kolleg:innen mit negativen Absichten? Personenbezogene Daten gilt es zu schützen und das Risiko durch Verlust oder Beschädigung zu minimieren. Die Clean-Desk-Policy trägt damit maßgeblich zum Datenschutzkonzept des Unternehmens bei. So ist sie auch für die Einhaltung der ISO 27001-Norm für Informationssicherheit relevant.

Welche Vorteile bringt die Clean Desk Policy mit sich?

Die Clean-Desk-Policy reduziert das Risiko der Verbreitung sensibler Informationen und stärkt gleichzeitig die Aufmerksamkeit und Achtsamkeit der Belegschaft. Selbst Geburtstagskarten mögen harmlos erscheinen, dabei kann mit Ihrem Geburtsdatum sowie Ihrem vollständigen Name bereits eine Menge angestellt werden.

Nachhaltiges Arbeiten?

Die Clean-Desk-Policy bietet zudem die Möglichkeit, umweltfreundlicher zu agieren. Soll sich die Zettelwirtschaft auf den Schreibtischen im Rahmen halten, ist es möglich, auf digitale Unterlagen und Dokumente zu setzen. Diese lassen sich ebenfalls gut ablegen und organisieren und bieten den Vorteil, Papier einzusparen. Eine Digitalisierung der Buchführung etwa bietet durchaus große Vorteile und vereinfacht Arbeitsabläufe. Mehr lesen Sie hier.

Mit mehr Ordnung zu mehr Effizienz

Ein weiterer Vorteil liegt in der eingesparten Zeit, die in vielen Fällen mit dem Suchen von relevanten Unterlagen einhergeht. Müssen physische Dokumente jedoch immer abgeheftet werden, lassen sich diese in der Regel auch schneller in den für sie vorgesehenen Ordnern wiederfinden.

Positive Auswirkungen auf die Arbeitsatmosphäre und das Wohlbefinden

Aufgeräumte und ordentliche Schreibtische und Ablagemöglichkeiten machen insgesamt einen guten und professionellen Eindruck von der gesamten Arbeitswelt – insbesondere, wenn Kund:innen im Haus sind. Ordnung schafft aber auch Ruhe bei der Belegschaft. Man kann sich ganz auf die Arbeit konzentrieren, Ablenkungen werden reduziert, eine entspannte Atmosphäre entsteht. Mitarbeitende werden zufriedener.

Welche Herausforderungen ergeben sich mit der Clean Desk Policy?

Neben den Vorteilen müssen sich Unternehmen aber auch Herausforderungen stellen, die mit dem Clean Desk Prinzip einhergehen.

Clean Desk Policy und Desk Sharing

Insbesondere in Büros mit geteilten Schreibtischen und Arbeitsplätzen wie Open Space Büros ist die Regelung für aufgeräumte und saubere Schreibtische von Relevanz. Um die Arbeitsutensilien ohne Zeitverlust und ganz unkompliziert an einem beliebigen Schreibtisch aufschlagen zu können, ist es nötig, dass diese von den Vorgänger:innen ordentlich hinterlassen wurden. So dient das Ordnung halten hier klar dem Gemeinwohl. Gegenseitige Rücksichtnahme ist im Team von großer Wichtigkeit. Für das Verstauen von Dokumenten und persönlichen Gegenständen bieten sich abschließbare Fächer im Rollcontainer oder Schließfächer an.

Clean Desk Policy im Homeoffice

Zwar ist das Chaos auf dem Schreibtisch innerhalb der eigenen vier Wände den Arbeitgebenden egal, dennoch sollte die Clean Desk Richtlinie im Hinblick auf vertraute Dokumente auch im Homeoffice unbedingt eingehalten werden. Viele Mitarbeitende haben zu Hause kein eigenes Büro, Schreibtische stehen oftmals auch im Wohnraum oder es wird am Esstisch gearbeitet. Verkehren dort auch Drittpersonen kann es mitunter kritisch werden. Geht es um Datenmissbrauch, können Arbeitnehmende im schlimmsten Fall sogar haftbar gemacht werden.

Wie kann die Clean-Desk-Policy umgesetzt werden?

Die Grundprinzipien der Clean-Desk-Policy sind wenig komplex, doch müssen die Richtlinien klar kommuniziert werden.

Kommunikation und Integration der Mitarbeitenden

Um eine Clean-Desk-Richtlinie im Unternehmen oder Abteilung durchzusetzen, gitl es seitens der Arbeitgebenden auch die entsprechenden Voraussetzung zu schaffen. Wichtig ist es, die geplante Regelung frühzeitig zu kommunizieren und die Mitarbeitenden auch in den Entscheidungsprozess für die neuen Maßnahmen einzubeziehen. Ist dies geschehen, sollten die Maßnahmen schriftlich festgehalten werden. Um die Clean-Desk-Policy einfach durchsetzen zu können, kann die Belegschaft etwa angeleitet werden, auf Drucken zu verzichten. Mit einer Signatur am Ende einer E-Mail, die an das Vermeiden von Ausdrucken appelliert, wird an das Papiersparen erinnert.

Bereitstellung von ausreichend Stauraum

Um sensible Dokumente ordentlich und sicher zu verstauen, müssen entsprechende Möglichkeiten an Mobiliar vorhanden sein. Dazu zählen abschließbare Rollcontainer, Schränke und so weiter. Diese Maßnahme ist sowohl für offene Arbeitswelten mit Desk Sharing, als auch für herkömmliche Büroarbeitsplätze von Relevanz.

Unterstützung und Vorbildfunktion

Je nachdem wie streng Sie mit der Umsetzung der Clean-Desk-Policy umgehen möchten, empfiehlt es sich anfangs eine:n Verantwortliche:n zu finden, der oder die das Aufräumen am Ende des Arbeitstages kontrolliert und auf mögliches Fehlverhalten hinweist. Um Anreize zu schaffen, können Mitarbeitende, die sich gut engagieren, belohnt werden. Mit Erinnerungshilfen, wie etwa Postern auf der Arbeitsfläche oder einer Rundmail, werden die Arbeitnehmenden zudem an die neue Leitlinie erinnert. Natürlich gilt es auch, dass das Management als gutes Vorbild vorangeht.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Regelungen

Gemeinsam mit der Belegschaft sollte im regelmäßigen Austausch ein Blick auf die aktuellen Maßnahmen geworfen werden. Mittels Feedbackgesprächen kann erörtert werden, wie die Akzeptanz des Clean Desk Prinzips aussieht und welche Regelungen womöglich einer Aktualisierung bedürfen.

Wie etablieren Mitarbeitende das Clean Desk Prinzip?

Nachdem das Unternehmen die Voraussetzungen für eine Clean Desk Policy geschaffen hat, gilt es die Richtlinien im Arbeitsalltag zu verankern.

Aussortieren

Um das Einhalten der Clean-Desk-Policy zu erleichtern und die jeweilige Aufräumzeit zu verkürzen, empfiehlt es sich, vorab auszumisten. Befreien Sie Ihren Schreibtisch von unnötigen Gegenständen und nutzen Sie nur solche, die Sie auch wirklich täglich in Gebrauch haben.

Ein System einführen

Haben Sie noch tagtäglich mit haptischen Dokumenten zu tun, sollten Sie sich ein gutes System für Ihre Ablage überlegen, um Papierchaos zu vermeiden. Gleiches gilt natürlich auch für das Digitale.

Ordnung und Sauberkeit

Am Ende des Arbeitstages wird der Arbeitsplatz ordentlich aufgeräumt. Alle Gegenstände nehmen wieder ihren ursprünglichen Platz ein. Insbesondere dann, wenn Sie sich einen Schreibtisch mit anderen teilen, ist dessen Sauberkeit enorm wichtig.

Routine entwickeln

Lassen Sie das Ordnen Ihres Arbeitsplatzes im Alltag zur Routine werden. Planen Sie beispielsweise jeden Tag fünf Minuten vor Feierabend ein, um Ihren Bereich zu ordnen. Halten Sie sich daran. Überlegen Sie zudem auch zu Beginn Ihres Arbeitstages, welche Utensilien Sie für die heutigen Aufgaben benötigen und legen Sie dann auch wirklich nur diese auf den Tisch. Nicht unbedingt relevante Unterlagen lassen Sie weggeschlossen.

Clean Desk Policy Checkliste – Maßnahmen

Der Schreibtisch wird am Ende des Arbeitstages aufgeräumt.
Ausdrücke dürfen nicht im Drucker vergessen werden.
Papiere und weitere Dokumente, welche nicht mehr benötigt werden, gilt es zu vernichten.
Sensible physische Dokumente werden in abgeschlossenen Schubladen untergebracht.
Computer, Tablets und weitere technische Geräte sollten passwortgeschützt sein.

Damit Mitarbeitende die Maßnahmen auch wirklich befolgen, ließe sich die Richtlinie auch vertraglich festhalten.

Grundsätzlich ist die Frage der Clean-Desk-Policy auch eine Frage der Branche. Insbesondere in Unternehmen mit hohem Personenverkehr gilt es, mit vertraulichen Informationen sorgsam umzugehen. Neben dem verbesserten Einhalten von Sicherheits- und Datenschutzvorschriften können Clean-Desk-Richtlinien auch neue Arbeitsformen unterstützen. So wird die Policy insbesondere hybriden Modellen gerecht, in welchen sich mehrere Mitarbeitende Schreibtische teilen. Wir beraten Sie gerne bei der Gestaltung Ihrer Arbeitswelt für moderne Arbeitsmodelle.

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