Deep Work: für tiefe Konzentration bei der Arbeit

Ein klingelndes Telefon, Kolleginnen und Kollegen die vorbeischauen, der hohe Geräuschpegel im Büro…All diese Dinge stören unsere Konzentration und unseren Arbeitsfluss. Mit Deep Work soll für eine tiefe Konzentration bei der Erledigung unserer Aufgaben gesorgt werden. Was Deep Work ist und wie Sie die Methode im Büroalltag nutzen können, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

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Was ist Deep Work?

Der Begriff wurde von dem Informatikprofessor und Autor von “Deep Work: Rules for focused success in a distracted world” Carl Newport geprägt. Deep Work definiert den Zustand höchster Konzentration, wobei die Ablenkung auf ein Minimum reduziert wird. Mittels der Methode sollen sich die eigenen Möglichkeiten vollständig entfalten können. Dank Deep Work lassen sich Aufgaben fokussiert bearbeiten und ein hochwertiger Output erzielen.

Deep Work vs. Shallow Work

Im Gegensatz zum hochkonzentrierten Arbeiten beschreibt Shallow Work oberflächliche Tätigkeiten wie beispielsweise das Checken von E-Mails oder das Organisieren von To Dos. Diese erfordern kein Höchstmaß an Konzentration und können auch unter Ablenkung erledigt werden. Diese Arbeiten rund um die eigentliche Arbeit nehmen allerdings oft kostbare Zeit in Anspruch, welche besser investiert werden könnte. Nehmen Sie sich doch einmal bewusst Zeit und listen alles auf, was bei Ihren alltäglichen Aufgaben unter Shallow Work fallen könnte. Dann erstellen Sie sich einen konkreten Zeitplan für diese weniger komplexen Aufgaben. Erledigen Sie Ihre Shallow Work wenn möglich nur in diesen Zeitfenstern, so bleibt mehr Zeit für die komplexeren To Dos. 

Warum Deep Work wichtig ist 

Unser Alltag ist in der heutigen Zeit auf Schnelligkeit ausgerichtet. Um aber wirklich konzentriert und fokussiert arbeiten zu können und das Augenmerk auf komplexe Aufgaben zu legen, benötigen Sie Energie und auch Zeit. Die immer kürzere Aufmerksamkeitsspanne des Alltags macht sich auch im Job bemerkbar. Zudem hat sich unser Kommunikationsverhalten in den letzten Jahren enorm verändert. Jede:r ist ständig erreichbar und Anliegen lassen sich in kürzester Zeit per Smartphone versenden. Eine konzentrierte Tätigkeit über einen längeren Zeitraum scheint da kaum möglich zu sein. Telefonklingeln und neue Mails im Postfach verhindern, dass wir in einen tiefen Workflow kommen. Umso wichtiger ist es, dass wir uns den Zustand der absoluten Konzentration wieder aneignen. Dieser führt dazu, dass wir uns auch komplexes Wissen innerhalb kürzester Zeit erlernen können und eine hohe Qualität des Outputs unserer Arbeit erzielen. Auch im Arbeitsalltag ist Lernen immer noch ein wichtiger Bestandteil. Geht es beispielsweise, um ein neues System, eine neue Gesetzeslage oder neue Arbeitsmethoden, müssen wir damit umzugehen wissen. Daneben verschafft Deep Work nicht nur Vorteile im Hinblick auf Produktivität und gute Arbeitsergebnisse, sondern kann auch zu mehr Zufriedenheit im Job führen. Aufgaben werden schneller und besser erledigt und nach Feierabend hat man das gute Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben.

Deep Work – So klappt es

Deep Work ist erlernbar. Wie es mit der Konzentration klappt: 

Multi-Tasking vermeiden

Anrufe, Mails und Co. aber gleichzeitig kreativ sein und an dem Projekt weiterarbeiten? Das gelingt meistens mehr schlecht als recht. So wird mit Multitasking die eigentliche Hauptaufgabe stets wieder unterbrochen und kann nicht fokussiert ausgeführt werden. 

Die Voraussetzung

Zentraler Bestandteil von Deep Work ist das Vermeiden von Ablenkung. Das heißt Handy weg, das Mailpostfach schließen und am besten auch in einen ruhigen Bereich im Office zurückziehen.

Tipps zur Vermeidung von Ablenkung:

  • Benachrichtungen und Töne ausschalten. Wenn es blinkt und klingelt, kann sich niemand konzentrieren.
  • Mailpostfach und Messenger schließen, um nicht in Multitasking zu verfallen.
  • Erinnern Sie sich selbst daran, dass Sie in Ihrer nächsten Pause auf alle Messages antworten können.
  • Ihr Plan für Unterbrechungen: Auch wenn Sie die Zeit für Deep Work geblockt haben, kann es immer mal wieder zu ungewollten Unterbrechungen kommen. Machen Sie sich für solche Situationen einen Backup-Plan, um schnell wieder in die Phase des konzentrieten Arbeitens zu gelangen. Diese Gedächtnissttütze kann beispielsweise ein Notizzettel mit der aktuellen Aufgabe oder Ihren Gedanken sein, welcher hilft, sich nach einem Telefonat wieder auf die Arbeit zu besinnen. Ohne diese kleinen Helfer wird es länger dauern sich nach einer Unterbrechung gedanklich wieder voll auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
  • Emotionen in den Hintergrund stellen. Natürlich ist es ärgerlich, wenn man in einer fokussierten Denkphase gestört wird. Aber diese Unterbrechungen sind menschlich und passieren immer mal wieder. Versuchen Sie sich nicht von Ihrem Ärger leiten zu lassen, das hält letztlich noch mehr von der Arbeit ab. 

Feste Termine machen

Deep Work-Phasen sollten wie ein Meeting im Kalender eingetragen werden. In diesen Zeitfenstern sollten Sie Ihr Handy ganz weit weg legen, nicht ins Postfach schauen und am besten auch den Kolleg:innen Bescheid geben, dass Sie nicht gestört werden möchten. So können Sie sich ganz ohne Ablenkung Ihren Aufgaben widmen. 

Ruhe-Phasen im Alltag erkennen

Bei einem Vollzeit-Job und privaten Verpflichtungen kommt schnell die Frage auf: “Wann soll ich denn noch Zeit für intensives Nachdenken und konzentriertes Arbeiten finden?”. Doch auch im stressigen Alltag können wir Deep Work-Phasen einbauen. Hierfür gilt es, die passenden Zeitfenster zu ermitteln. Etwa früh morgens bevor der Kundenverkehr startet, um die Mittagszeit, während die meisten in der Kantine essen gehen oder später am Abend, wenn das Tagesgeschäft allmählich ausläuft. Je nachdem was Sie bevorzugen und was für Sie am besten funktioniert, aber auch Sie werden Zeit für intensives und fokussiertes Arbeiten finden. 

Deep Work anpassen

Die Phasen von Deep Work müssen sich gut in Ihren Alltag eingliedern können. Je nach Zeit und Arbeitspensum können Deep Work-Phasen täglich für 1-2 Stunden oder auch drei mal in der Woche eingebaut werden. 

Achtung: länger als vier Stunden am Stück können wir uns kaum konzentrieren. Beachten Sie dies bei Ihrer Planung.

Prioritäten setzen

Konzentrieren Sie sich während Ihrer Deep Work auf die wichtigste Aufgabe und versuchen Sie nicht, so viel wie möglich zu schaffen. Wie so oft gilt: Qualität vor Quantität. 

Routine

Um den Einstieg in die Deep Work-Phasen zu erleichtern, eignen sich Routinen. Das kann beispielsweise der gleiche Arbeitsort sein oder die gleiche Zeit. Auch der Start der Phase mit dem Lieblingsgetränk kann Ihren Geist auf die folgende konzentrierte Einzelarbeit einstimmen.

Pausen und Feierabend

Deep Work-Phasen sind effizient aber anstrengend. Vergessen Sie nach einer längeren Zeit der vollen Konzentration nicht, sich zu erholen und weniger anstrengenden Aufgaben nachzugehen, etwas zu snacken oder eine Runde zu spazieren. Wichtig ist es auch – sofern es in Ihrem Job möglich ist, nach Feierabend vollständig abschalten zu können und sich in diesem Zeitraum auch gedanklich von der Arbeit zu lösen. Um leichter in den Entspannungszustand zu gelangen, kann wieder eine Routine helfen. Diese könnte 15 Minuten dauern und mit dem letzten Verfassen von E-Mails beginnen und mit dem Aufräumen des Arbeitsplatzes für den nächsten Arbeitstag enden. Diese kleinen Rituale helfen, sich und Ihren Geist auf die bevorstehende arbeitsfreie Zeit einzustimmen. 

Ziele

Um Deep Work wirklich im Alltag zu integrieren, lohnt sich das Setzen klarer Ziele. Beginnen Sie hier jedoch realistsch,  etwa mit einer Stunde Deep Work jeden zweiten Tag. Klappt das, können Sie sich allmählich steigern. So bleibt die Motivation erhalten und Deep Work etabliert sich mit der Zeit automatisch als Gewohnheit.

Das Geheimnis von Deep Work liegt letztlich in einem guten Selbstmangement. Ein reflektierter Umgang mit unserem Arbeitsalltag schafft die Voraussetzung für ein gelungenes Deep Work-Umfeld. Mit unseren Tipps kommen Sie dem Zustand voller Konzentration zudem schon ein gutes Stück näher. Weiter helfen sicher auch folgende Bücher zum Thema:

Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen – Carl Newport

Hyperfocus: How to Work Less to Achieve More – Chris Bailey

  • BOS Büro- und Objekteinrichtungen GmbH
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