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In der jetzigen Zeit sind Videokonferenzen wichtiger denn je. Sie sind unser sozialer Kontakt zu Kunden und Kollegen. Umso wichtiger ist es, die Benimmregeln zu kennen und zu beherrschen. Diese gelten selbstverständlich nicht nur fürs Homeoffice, sondern sind genauso im Büro oder unterwegs zu beachten.
Wir möchten Ihnen die wichtigsten Regeln an die Hand geben, die bei einer Videokonferenz beachtet werden sollten.
Einer der wichtigsten Faktoren in der Vorbereitung auf eine Videokonferenz ist die Raum- bzw. Platzwahl.
Achten Sie darauf, dass Sie allein in einem Raum sind. Gerade im Homeoffice ist dies mit einer der größten Herausforderungen. Gerade die Familienväter und -mütter kennen das Problem.
Leichter gesagt als getan, aber stellen Sie Regeln in der Familie auf, dass Sie während einer Videokonferenz nicht zur Verfügung stehen. Achten Sie darauf, dass Sie Störgeräusche wie beispielsweise das Radio oder den Fernseher ausschalten und Ihr Handy lautlos stellen.
Nutzen Sie für Konferenzen einen festen Platz. So sparen Sie sich die Vorbereitungen, wie aufräumen, Licht richten und Ihr Gegenüber sieht eine vertraute Umgebung. Wählen Sie einen Tisch mit Stuhl. Setzen Sie sich nicht auf die Couch, den gemütlichen Sessel oder auf die Liege im Garten.
Achten Sie bei der Raumwahl auch darauf, dass Ihre Internetverbindung stabil und ausreichend ist.
Ein virtuelles Meeting folgt den identischen Regeln wie ein Termin im Konferenzraum. Achten Sie auf eine gute Vorbereitung. Versenden Sie im Vorfeld eine klare Agenda inkl. einer Zielsetzung. Somit können sich alle Teilnehmer vorbereiten.
Seien Sie überpünktlich, lieber fünf Minuten zu früh. Verteilen Sie zu Beginn einer Videokonferenz die Rollen. Der Verantwortliche für das Meeting teilt seinen Bildschirm mit der Präsentation und führt durch das Gespräch. Alle Beteiligten sollten lange Monologe vermeiden und stattdessen in die Diskussion starten. Sprechen Sie ihr Gegenüber mit Namen an, sodass jeder weiß, wer gemeint ist. Achten Sie als Moderator darauf, dass niemand im Gespräch untergeht. Gerade in Videokonferenzen ist es schwierig sich in eine Diskussion einzumischen. Achten Sie darauf wer ggf. nicht zu Wort kommt. Vereinbaren Sie eventuell zu Beginn ein Handzeichen, als Signal etwas sagen zu möchten. In Videokonferenzen ist auch ein Blick auf die Uhr wichtig. Die Aufmerksamkeitsspanne ist deutlich geringer als in Meetings in einem Raum. Sollte Ihr Termin doch mal länger dauern, legen Sie ruhig für 5 Minuten eine Pause ein, nach spätestens 1,5 h helfen schon kurze Unterbrechungen, sich zu sammeln.
Sollten Sie im Laufe des Gesprächs weitere Unterlagen notwendig sein, die Sie sich auf dem Rechner anschauen, teilen Sie diese mit Ihrem Gegenüber. Nehmen Sie die Teilnehmer immer mit, damit es nicht falsch interpretiert wird und man Sie als unaufmerksam wahrnimmt. Das wirkt respektlos.
Halten Sie Blickkontakt. Sollten Sie sich etwas notieren müssen, schauen Sie nur kurz weg und nehmen Sie danach direkt wieder den Blickkontakt auf. Ein abschweifender Blick kann Unsicherheit erzeugen.
Achten Sie beim Sprechen auf eine klare und deutliche Aussprache, sodass Ihr Gegenüber sie gut verstehen kann. Wichtig ist auch langsam zu sprechen. Investieren Sie hier auch ein professionelles Mikrofon. Vermeiden Sie ins Mikrofon zu husten. Schalten Sie Ihr Mikrofon aus, wenn Sie nicht sprechen. Trinken Sie keine kohlensäurehaltigen Getränke, um entstehende Körpergeräusche zu vermeiden.
Vermeiden Sie Nebengeräusche, wie Kugelschreiber klicken oder das Tippen auf der Tastatur.
Zum Abschluss eines Meetings ist es die Aufgabe des Moderators die wichtigsten Aussagen zusammenzufassen und das weitere Vorgehen zu beschreiben. Versenden Sie auch im Anschluss an alle Teilnehmer das Protokoll, analog zu jedem physischen Termin.
Wie auch in einem physischen Meeting ist es wichtig auf seine Haltung zu achten. Fläzen Sie sich nicht auf ihrem Stuhl, sondern halten Sie ihren Rücken. Lehnen Sie sich nicht an, es kann schnell uninteressiert wirken. Eine gute Körperhaltung wirkt sich nicht nur in Videokonferenzen positiv auf ihr eigenes Unterbewusstsein aus, sondern sollte generell beachtet werden. Eine positive Ausstrahlung nimmt auch ihr Gegenüber wahr.
Achten Sie auf einen freundlichen Gesichtsausdruck. So wirken Sie aufmerksam und Ihr Gesprächspartner behält Sie positiv im Gedächtnis.
Ebenso wichtig wie die Haltung ist die Kleidung. Denken Sie daran, dass Sie in einem normalen Meeting auch nicht in Jogginghose und T-Shirt auflaufen. Machen Sie sich so zurecht, wie auch für jede andere Besprechung.
Auch wenn Sie sich denken, Ihr Gegenüber sieht nur Ihren Oberkörper, da reicht ein ordentliches Hemd zur Jogginghose. Häufig ist es schon vorgekommen, dass man, ohne drüber nachzudenken aufsteht und dann stehen Sie in Jogginghose vor Ihren Zuschauern.
Gerade bei einer Videokonferenz ist die Ausstattung wichtig. Vertrauen Sie nicht darauf, dass es schon funktionieren wird. Testen Sie Ihre Kamera, Ihr Mikrofon und Ihre Internetverbindung im Vorfeld.
Machen Sie sich mit der Software vertraut.
Schließen Sie alle Programme und Dokumente, die nichts mit der Konferenz zu tun haben, so vermeiden Sie unangenehme Situationen.
Öffnen Sie ein Dokument, welches Sie ebenfalls mit allen teilen, um Inhalte aus dem Gespräch festzuhalten. Analog zu physischen Terminen wird ein virtuelles Whiteboard benötigt. So erhalten alle Teilnehmer dieselben Informationen.
Achten Sie auf den Winkel Ihrer Kamera, stellen Sie diese so ein, dass Ihre Gesprächsteilnehmer Ihnen frontal ins Gesicht schauen können. Sollten Sie Beispielsweise mit einem Tablet teilnehmen, stellen Sie dieses etwas erhöht, um nicht von unten in Ihre Nase zu filmen.
Legen Sie sich ein gutes Mikrofon, beispielsweise von einem Headset zu. Eine schlechte Tonqualität ist ein No-Go. Achten Sie auch auf die Akustik in Ihrem Raum. In vielen Heimarbeits-Büros hallt das Zimmer so sehr, dass es für die Videokonferenzteilnehmer störend ist. Häufig helfen schon kleine Akustikstelen, die den Klang dämpfen.
Legen Sie sich Zettel und Stift bereit, um sich eventuell Notizen zu machen. Stellen Sie auch etwas zu trinken an den Platz. Drucken Sie sich ggf. wichtige Unterlagen nochmal aus, um sich Notizen an den Rand zu schreiben.
Sollten Teilnehmer dabei sein, die Sie nicht kennen oder wenn Sie allgemein ein Problem mit dem Merken von Namen haben. Schreiben Sie sich diese vorab nochmal auf, um diese ggf. nachzulesen. Vor allem, wenn Sie für die Moderation des Meetings zuständig sind.
Mit diesen hilfreichen Tipps sind Sie bestens vorbereitet auf Ihr nächstes virtuelles Meeting. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren und hoffen, dass sich eine Verbesserung der Gesprächsqualität bemerkbar macht.
Im untenstehenden Video wird gezeigt, wie eine Videokonferenz im echten Leben ablaufen würde. Wir hoffen bei Ihnen läuft es besser.
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