Jahresgespräche | Vorbereiten, Argumentieren, Chancen nutzen, profitieren

Das Jahr neigt sich dem Ende zu. Auch im Job blicken Mitarbeiter:innen und ihre Vorgesetzten in Jahresgespräche zurück auf die vergangene Zeit.

Was ist das Jahresgespräch

Jahresgespräche finden meist gegen Ende eines Jahres statt. Sie sollen den gegenseitigen Austausch zwischen Belegschaft und Führungsetage fördern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren, aber auch evaluieren wie die Arbeitnehmer:innen zum Erfolg des Unternehmens beigetragen haben. Natürlich sollte darüber hinaus noch Zeit für die Ansprache weiterer Anliegen bleiben. Von Unternehmensseite aus sind Jahresgespräche übrigens nicht Pflicht, für die Mitarbeitenden gilt es jedoch, sofern sie eine Aufforderung zu einem solchen Gespräch bekommen haben, dieser nachzugehen. Der Zeitrahmen eines solchen Gesprächs liegt bei etwa einer Stunde als Richtwert. Vorbereitung und Nachbereitung sind in dieser Rechnung nicht inkludiert. Um die Jahresgespräche sinnvoll neben dem operativen Tagesgeschäft einzubauen, sollten diese in weniger hektische Unternehmensphasen eingeplant werden. In vielen Fällen ist es auch sinnvoll die Feedback-Gespräche nicht direkt am Ende des Jahres abzuhalten, sondern beispielsweise vorzuziehen und vor einem neuen großen Projekt einzuplanen. So können Probleme frühzeitig entdeckt und Arbeitsabläufe optimiert werden. Auch nach internen Umstrukturierungen empfehlen sich Mitarbeiter:innen-Gespräche um von Belegschaftsseite Rückmeldungen einzuholen.

Vorbereitung

Sowohl Mitarbeitende als auch die das Gespräch leitenden Führungskräfte sollten keinesfalls unvorbereitet in ein Jahresgespräch gehen.

Vorbereitung seitens der Führungskräfte

Bereits einige Tage vor den Mitarbeitendengespräche lassen sich Besprechungspunkte, Ziele der Gespräche und so weiter zusammentragen. Suchen Sie dann besonders wichtige Aspekte für die einzelnen Mitarbeiter:innen aus, die Sie besprechen möchten und bereiten Sie sich schon jetzt auf mögliche Gegenargumente vor. Um perfekt vorbereitet zu sein, müssen unbedingt vorab notwendige Informationen eingeholt werden. Dazu können die bearbeiteten Projekte und Ergebnisse von Mitarbeitenden zählen, aber auch der Verlauf und Gesprächsinhalt früherer Gespräche, etc. Machen Sie sich auch über die Gliederung des Gespräches und die Gesprächsdauer Gedanken, um einen groben roten Faden zu erstellen. Natürlich gilt es während dem Gespräch flexibel zu bleiben, aber mit einer Struktur im Kopf geraten wichtige Punkte nicht in Vergessenheit. Die Festlegung eines Zeitpunkts, die Reservierung von Räumen und das Versenden der Einladungen zählt weiterhin zur Vorbereitungsphase. Zudem gilt es zu überlegen, wie die Ergebnisse und Vereinbarungen des Gesprächs am besten für die Personalabteilung dokumentiert werden können. Am Tag des Jahresgesprächs gilt es schließlich keine Störungen auftreten zu lassen (Telefonklingeln, Kolleginnen und Kollegen, etc.). Erforderliche Unterlagen müssen bereit gelegt werden, Getränke besorgt und so weiter. Überlegen Sie sich weiterhin eine sinnvolle Sitzordnung, oft wirkt das Gegenübersitzen auf die Arbeitnehmenden bedrohlich, ein 90 Grad-Winkel empfiehlt sich stattdessen.

Während des Gesprächs gilt es unbedingt wertschätzend zu kommunizieren. Bleiben Sie stets fair. Auch bei schwierigen Themen oder Konfrontation seitens der Arbeitnehmenden bleiben Sie konstruktiv. Ein Gespräch auf Augenhöhe ist das A und O.

Vorbereitung seitens der Mitarbeitenden

Für Mitarbeiter:innen heißt es sich schon vor dem Gespräch darüber zu informieren, wie Jahresgespräche innerhalb des Unternehmens ablaufen. Ziehen Sie außerdem Bilanz und überlegen Sie genau, welche Projekte und Aufgaben Ihnen gut gelungen sind, was vielleicht nicht so optimal lief und woran dies gelegen haben könnte. Notieren Sie sich bereits vorab Gegenargumente und Antworten auf kritische Fragen, um nicht “aus der Bahn geworfen” zu werden.

Ablauf

Nach der Vorbereitung des Gesprächs teilt sich dieses grundsätzlich in etwa drei Phasen auf. Zunächst geht es um die Analyse des vergangenen Jahres und das Geben von Feedback. In dieser Phase werden bisherige Erfolge evauliert, der Erfolg von Aufgaben besprochen, mögliche Kritik geäußert und auch auf die Zufriedenheit der Arbeitnehemenden mit den Leistungen im vorangegangenen Jahr eingegangen. Anschließend wird in der nächsten Gesprächsphase der Status Quo ermittelt. Welche Projekte werden aktuell bearbeitet? Was läuft gut, was weniger? Wie ist das allgemeine Arbeitsklima im Team? Die letzte Gesprächsphase beschäftigt sich mit der Planung und Zielen. Hier werden künftige Projekte erläutert, mögliche innerbetriebliche Veränderungen dargestellt und Ziele formuliert. In diesem Abschnitt geht es auch um die Perspektive und Entwicklung der Mitarbeitenden. So kann hier auf persönlliche Wünsche und Ziele eingegangen werden, Entwicklungsoptionen und Weiterbildungsmaßnahmen können dargestellt werden, weiterhin sind berufliche Perspektiven ein Thema.

Mögliche Gesprächsinhalte

Evaluierung des Status Quo (Leistung, Zufriedenheit, Klima im Unternehmen, etc.)
Überprüfung hinsichtlich der Erreichung von Zielen des Vorjahres
Festlegung neuer Ziele und Aufgaben der/dem Arbeitnehmer:in im Hinblick auf das Weiterbringen des Unternehmens
Karriereentwicklung
Weiterbildungs- und Entwicklungsmaßnahmen
Problemlösung
Klärung offener Fragen und weiterer Anliegen

Konstruktiver Austausch und richtig argumentieren

Für die Mitarbeitenden gilt: Sehen Sie das Gespräch keinesfalls als notwendiges Übel an und gehen Sie nicht kritisch zu dem vereinbarten Meeting. Sehen Sie das Jahresgespräch vielmehr als Unterhaltung auf Augenhöhe, welche Ihnen ein konstruktives Feedback gibt und Raum für eigene Anliegen bietet. Der Austausch dient nicht nur der Weiterentwicklung des geschäftlichen Betreibs, sondern auch Ihrer persönlichen. Dank des offenen Gesprächs können Sie gestärkt in das neue Jahr gehen. Um aber auch wirklich etwas aus den Inhalten mitnehmen zu können, ist es wichtig, dass Sie als Arbeitnehmer:in eine aktive Rolle innerhalb der Unterhaltung einnehmen. Sie sollen nicht im Konferenzraum sitzen und auf die Mittagspause hoffen, es kann nur eine effiziente und transparente Gesprächsatmosphäre entstehen, wenn Sie selbst ehrlich und offen auf Ihre:n Gesprächspartner:in zugehen. Dazu zählt auch selbst Feedback zu geben und bei Unverständlichkeiten seitens Ihres Gegenübers freundlich nachzufragen. Sie sollten sich aktiv einbringen und kommunizieren, ob Sie Ansichten und Ziele, etc. teilen. Geben Sie gerne selbst konstruktive Rückmeldung, sprechen Sie eigene Ideen an, schlagen Sie vor was Sie künftig in das Unternehmen einbringen können, erläutern Sie Ihre Ziele und zeigen Sie Initiative. Diese Selbstreflektion und das Zukunftsdenken weiß die Führungsebene sicherlich wertzuschätzen.

Unbedingt beachten

→ Respekt und gegenseitige Wertschätzung sind die Grundpfeiler eines solchen Gesprächs

→ Die Kommunikation sollte auf Augenhöhe stattfinden

→ Nicht an Kleinigkeiten aufhalten, vielmehr gilt es zu überlegen, was man womöglich Lernen und aus der Diskussion mitnehmen kann

→ Führungsräfte bleiben fair und geben der Stimme der Mitarbeitenden Raum

→ Freundliche und offene Körperhaltung auf beiden Seiten

→ Das Gegenüber wird nicht unterbrochen, Argumente werden erst eingebracht, wenn die andere Person ausgeredet hat.

→ Führungskräfte sollten das Gespräch nicht durch zu viele Gesprächsthemen verwässern und sich lieber auf wenige Aspekte fokussieren

→ Anklagesätze durch motivierende Formulierungen ersetzen

→ Führungskräfte können zwischendurch gerne ein Lob einbringen

No Go’s

Gehalt verhandeln

Das Jahresgespräch bietet in der Regel keinen guten Rahmen für eine Gehaltsverhandlung, da es sich meist um einen reinen Reflektions-Termin handelt. Hier empfiehlt es sich stattdessen einen gesonderten Termin auszumachen. Im Jahresgespräch können Sie jedoch bereits Grundsteine legen und Punkte sammeln. Es gibt allerdings Unternehmen, in welchen eine Gehaltsverhandlung während dieses Gesprächs Gang und Gäbe ist, hier ist eine Verhandlung daher durchaus angepasst. Am besten informieren Sie sich zuvor bei Kolleginnen und Kollegen über die Inhalte und den Ablauf der Unterhaltung.

Mit den Kolleginnen und Kollegen vergleichen

Das Erhalten von Kritik im Jahresgespräch ist keine Einladung, auf die “noch schlechteren” Kolleg:innen zu verweisen. Das ist kein besonders feines Verhalten, so geht es im Jahresgespräch nur um Sie und Ihre Leistungen.

“Auf den Tisch hauen”

Ein angenehmes Betriebsklima lebt von Freundlichkeit und Etikette, das Jahresgespräch sollten Sie daher sowohl als Führungskraft als auch Arbeitnehmer:in nicht dafür verwenden, wütend Ihren gesamten Frust auszulassen. Dennoch währt Ehrlichkeit am längsten, daher ist es vollkommen in Ordnung, Missstände und Probleme sachlich und konstruktiv anzusprechen. Nur dank transparentem Feedback ist Veränderung möglich, behalten Sie bloß im Hinterkopf, dass auch hier der Ton die Musik macht.

Vorteile des Jahresgesprächs

Jahresgespräche dienen unter anderem dazu, die Performance der Mitarbeitenden zu fördern und Fortschritte zu erörtern. Darüber hinaus bieten sie Raum für die Ansprache von Problemen und Konflikten. Eine Lösung dieser kann zur Verbesserung des Arbeitsklimas beitragen. Das Äußern von Lob und Anerkennung sowie das Geben konstruktiven Feedbacks motiviert die Belegschaft und schafft ein gutes Verhältnis zwischen Arbeitnehmer:innen und Führungspersonen. Die Vertrauensbasis wird gestärkt. Insbesondere junge, engagierte Mitarbeiter:innen werden auch durch im Jahresgespräch angesprochene Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten angespornt. Die Vereinbarung von Unternehmenszielen und persönlichen Zielen ebnet den Weg für eine gute Performance der Mitarbeitenden im neuen Jahr. Grundsätzlich sind zufriedene Mitarbeiter:innen leistungsfähiger und bleiben dem Unternehmen oftmals treu.

Jahresgespräche sind eine tolle Möglichkeit, um den Mitarbeitenden Feedback zu geben und gemeinsam mit Ihnen Ziele und Aufgaben zu besprechen. Diese konstruktive Rückmeldung sollte sich jedoch nicht auf das jährliche Gespräch beschränken, sondern kann gerne öfter in einer offenen Unterredung ausgetauscht werden. So wissen Mitarbeitende und Führungskräfte wo sie dran sind und gehen motiviert durch den Arbeitsalltag.

Die Timeboxing-Methode