Moderner Besprechungsraum: funktionierend und inspirierend

Mit entsprechender Gestaltung des Besprechungsraums sichert man nicht nur einen positiven ersten Eindruck, sondern kann auch für einen inspirierenden Austausch und eine rege Ideenfindung sorgen.

Was macht einen Besprechungsraum aus?

Ein Besprechungsraum oder Meetingraum ist ein Bereich beziehungsweise Raum innerhalb eines Unternehmens, in dem Besprechungen abgehalten werden. Dies können interne Team-Meetings sein, Kundengespräche oder auch wichtige Verhandlungen. Für größere Gesprächskreise und längere Besprechungen wird oftmals ein sogenannter Konferenzraum vorgesehen. Hier können auch Vorträge, Workshops und Versammlungen abgehalten werden. Im Gegensatz zu einem Konferenzraum ist ein Besprechungsraum etwas kleiner und bietet lediglich Platz für eine begrenzte Personenzahl.

Je nach Unternehmensgröße gibt es teilweise mehrere Besprechungsräume. Diese werden für interne Termine oder aber auch für externe Besucher:innen genutzt. Die Raumfunktion kann dabei variieren. So kann ein Besprechungsraum für den kreativen Austausch und die Ideenfindung innerhalb eines Projektteams genutzt werden. Aber auch für informelle Meetings, etwa für ein zwangloses Feedbackgespräch. Die Räume können weiterhin die Möglichkeit bieten, sachliche Präsentationen zu halten, Workshops zu geben oder Termine mit Stakeholdern wahrzunehmen.

Die Bedeutung eines modernen und kreativen Besprechungsraums

Eine gute Atmosphäre im Konferenzraum kann einen positiven Einfluss auf die Gesprächsgestaltung haben. Kreative Gestaltungselemente und ein inspirierendes Design können die Produktivität und das Ideenreichtum der Mitarbeitenden steigern. Hält sich die Belegschaft gerne an diesem einladenden Ort auf, werden auch Meetings motiviert wahrgenommen.

Vor allem aber ist der Konferenzraum der zentrale Ort zum kollektiven Treffen von Entscheidungen und dem kreativen Get Together für wichtige Projekte. Das Raumkonzept muss daher der Rolle eines Besprechungsraums gerecht werden. So hat der Raum die wichtige Aufgabe, eine Kommunikationskultur innerhalb des Unternehmens zu fördern. Diese muss durch eine durchdachte Planung unterstützt werden.

Insbesondere dann, wenn die Räumlichkeiten regelmäßig zum Begrüßen von Parnter:innen und Gästen genutzt werden, gilt es, höhere Anforderungen an den Besprechungsraum zu stellen. Dieser muss gleichermaßen Organisation, Kompetenz und Professionalität vermitteln. Vor allem aber muss er den Gästen ein angenehmes Gefühl geben, sie sollen sich wohlfühlen.

Planung und Design

Bevor es an die konkrete Einrichtung geht, gilt es, zunächst die Besprechungsraum Planung zu vollführen. In der Analysephase wird in der Regel die genaue Nutzenfunktion ermittelt sowie die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden erfragt. Vor allem dann, wenn der Raum mehrere Aufgaben erfüllen soll und von verschiedenen Personengruppen genutzt wird, muss seine Gestaltung vorab genauestens überlegt werden.

Welche Funktionen muss der Raum erfüllen? Werden darin Kundengespräche geführt? Werden Video-Calls abgehalten? Soll er auch zur Kreativität der Meetingteilnehmer:innen beitragen?
Welche Atmosphäre wünschen sich die Mitarbeitenden im Konferenzraum? Welches Besprechungsraum Design wird gewählt? Soll der Besprechungsraum modern und klar strukturiert oder warm sein?
Welche Farben und Gestaltungsmittel sollen verwendet werden, um die Corporate Identity des Unternehmens zu berücksichtigen und den Raum der Konzeption der übrigen Büroräume anzupassen?

Dann stellt sich die Frage, wie mit den gegebenen Räumlichkeiten gearbeitet werden kann. Die Bedeutung des Raumes für die Aufgaben im Unternehmen sowie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden hat großen Einfluss auf dessen Ausgestaltung. Große Räume eignen sich etwa wunderbar für klassische Konferenzräume, in welchen Meetings und Gespräche mit Kund:innen und Partnern abgehalten werden. Im Gegenzug sind sie jedoch weniger für interne Besprechungen unter Kolleg:innen geeignet. Lange Tafeln eignen sich für Zweiergespräche und Kleingruppengespräche wenig und sind in diesen Fällen nicht kommunikationsfördernd. Die Mitarbeitenden fühlen sich womöglich verloren. Eine ungemütliche Atmosphäre entsteht und Platz wird verschenkt.

Oftmals sind bauliche Gegebenheiten nicht veränderbar, ein individuelles Raumkonzept unterstützt dann bei der Raumanpassung an die jeweiligen Bedürfnisse der Belegschaft und des Unternehmens. Mit einer entsprechenden Einrichtung und intelligenten Bürotrennwandsystemen kann man hier viel bewirken. Unsere Expert:innen helfen Ihnen gerne bei der Konzeption Ihrer Arbeitswelt, damit Ihr Besprechungs- und Konferenzraum die Funktionalität und Atmosphäre erhält, die Sie für Ihren Arbeitsalltag benötigen.

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Grundlagen für die Gestaltung des Besprechungsraums

Beim Besprechungsraum gestalten ist die Berücksichtigung der primären Nutzung von großer Bedeutung. Wird der Raum hauptsächlich für Kundengespräche genutzt, wird häufig ein klassisches Design im Sinne der Unternehmens-Identität gewählt. Weniger repräsentativ sollte man einen Besprechungsraum einrichten, wenn er vor allem als Kommunikationsraum für Meetings innerhalb der Belegschaft genutzt wird. Hier darf es gerne etwas ausgefallener und kreativer sein.

Dennoch gilt häufig das Stichwort: weniger ist mehr. Dekoration sollte gut gewählt und sparsam eingesetzt werden. Trotz ansprechendem und individuellem Design steht weiterhin die Funktionalität des Raumes im Fokus.

Integration von Technologie und Kommunikationslösungen

Immer mehr Mitarbeitende verbringen ihren Arbeitsalltag teilweise im Homeoffice. Um diese in Meetings vor Ort zuzuschalten, aber auch um professionelle Präsentation halten zu können, ist die richtige Technologie in einem modernen Besprechungsraum unerlässlich. Ausreichend Steckdosen und Anschlüsse gelten als Grundvoraussetzung. Eine stabile Internetverbindung ist selbstverständlich. Für Projektmeetings bietet sich zudem ein Beamer an. Ein interaktives Touchdisplay als Kommunikationstool in modernen Besprechungsräumen unterstützt den kreativen Austausch und dient zugleich als Präsentationsmittel. Bei großen Touchdisplays ist im Sinne der Ergonomie eine Höhenverstellung zu empfehlen. Das Tool vereint die Fähigkeiten eines Whiteboards und des klassischen Bildschirms. Digitale Flipcharts, Glasboards und Co. bieten weitere Optionen für moderne Besprechungsräume. Mittels Smart Technology können intelligente Raumplanungs-Tools und die Steuerung von Beleuchtung, Belüftung, etc. integriert werden.

Besprechungsraum Möbel: ergonomisch und individuell

Neben einer zeitgemäßen Technik bilden die Möbel das Herzstück der Besprechungsraum Ausstattung. Insbesondere für längere Gespräche sollte Wert auf Ergonomie beim Einrichten gelegt werden. In diesem Beitrag erfahren Sie alles zum ergonomischen Arbeitsplatz. Ergonomische Stühle im Besprechungsraum unterstützen den Körper etwa bei langen Verhandlungen. In manchem Besprechungszimmer sind zudem runde Tische zu finden. Diese sollen die Zusammenarbeit optisch unterstützen. Sie geben der Belegschaft weniger das Gefühl des “Gegenüber-Sitzens” und fördern stattdessen das Miteinander und den Austausch von Ideen. Klassische Rechteckformen bieten sich dagegen für formellere Anlässe an. Hochtische im Meetingraum eignen sich vor allem für kleinere Gruppen und ein zwangloses Zusammenkommen im Stehen. Auch ist auf ausreichend Ablagefläche zu achten. Stauraum für Technik, Prospekte, Getränke und so weiter wird ebenfalls benötigt.

Farben, Akustik, Beleuchtung: Ganzheitlichkeit im Besprechungszimmer

Auch bei der Einrichtung von Besprechungszimmern sollte ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt werden. Beim Einrichten der Meetingräume sind neben Technik und Mobiliar weitere Aspekte zu berücksichtigen. Insbesondere die Akustik spielt im Hinblick auf Präsentationen und Vorträge beim Planen der Konferenzräume eine große Rolle. Auch die Beleuchtung sollte je nach Verwendung individuell angepasst werden. Große Konferenzräume benötigen ein anderes Lichtkonzept als kleine Meetingräume. Unsere Expert:innen stehen Ihnen bei diesem Thema gerne beratend zur Seite.

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Auch die Wirkung von Farben darf nicht unterschätzt werden. Sie tragen nicht nur zur Einhaltung der Corporate Identity bei, sondern können auch für eine bestimmte Stimmung bei den Mitarbeitenden sorgen. Für einen Raum, in dem neue Ideen kreiert und Verhandlungen abgehalten werden, ist die Farbpsychologie und die Besprechungsraum Wandgestaltung daher von Relevanz. In diesem Artikel klären wir über die Wirkung von Farben auf.

Beim Einrichten eines neuen Meetingraums sollte auch das Thema Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung beachtet werden. Das Auswählen umweltfreundlicher und recyclingfähiger Materialien, das Durchsetzen von Energiesparmaßnahmen und eine langfristige Nachhaltigkeitsorientierung sind wegweisend. Erfahren Sie hier mehr über Nachhaltigkeit bei BOS.

Besprechungen im Open Space

Einige moderne Büros sind offen gestaltet. Verschiedene Funktionsbereiche vereinen sich auf großer Fläche. Das Einrichten von Meetingräumen ist hier herausfordernder. Für solche Räumlichkeiten bieten sich Raum-in-Raum-Lösungen an, um Gesprächsbereiche abzutrennen. Wichtig ist in diesem Zuge auch eine akustische Abschirmung, damit die anderen Mitarbeitenden sich von den Besprechungen und Meetings nicht gestört fühlen. Neben flexiblen Raumteilern bieten sich auch Trennwandsysteme aus Glas an.

Für das Planen und Einrichten eines zeitgemäßen Meetingraums müssen einige Aspekte bedacht werden. Gerne begleiten unsere erfahrenen Expert:innen Sie mit kreativen Ideen und einem ganzheitlichen Ansatz für Ihren individuellen Besprechungsraum. Für Meetings, die Ihr Unternehmen voranbringen.