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Wir kennen es wirklich alle, aber hier nochmal eine kurze Definition. Zeitfresser im Job sind meist unproduktive Gewohnheiten oder Tätigkeiten, die unbewusst und unbeabsichtigt sind und viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie basieren meist auf dem Wunsch nach Ablenkung, insbesondere bei eintönigen Aufgaben. Zeitfresser können die Arbeit kurzfristig abwechslungsreicher gestalten, führen jedoch langfristig zu Stress, da die „verlorene“ Zeit wieder nachgeholt werden muss.
Hier ist nicht mal das Beantworten und Schreiben von Mails das Problem, sondern das Lesen und wiederholte Aktualisieren des Posteingangs.
Lösung
Smalltalk ist wichtig für die Beziehung zu den Kolleg:innen und bildet gleichzeitig einen Ausgleich zu den fordernden Aufgaben im Job. Doch kann der beliebte „Klatsch“ auch in Stress ausarten, nämlich dann, wenn er die Zeit beansprucht, die eigentlich für wichtige Projekte bestimmt war.
Lösung
Vermutlich keine Überraschung, ist das Smartphone aktuell einer der größten Zeiträuber. Hier lauern so viele Quellen für Ablenkung wie Social-Media-Apps, Nachrichtenportale, News,...Problematisch sind vor allem die sogeannten Push-up-Nachrichten, welche regelmäßig aufleuchten und die aktuellen Tätigkeiten unterbrechen.
Lösung
Das klassische Telefon verfügt zwar über keine spannenden Apps, kann aber auch zu einem echten Zeitfresser mutieren. Gespräche mit Kund:innen und Kolleg:innen können auch schnell mal ausarten.
Lösung
Eine helfende Hand ist viel Wert, manchmal muss man aber auch mal „Nein“ sagen können, vor allem dann, wenn Du Gefahr läufst eigene Projekte zu vernachlässigen.
Lösung
Multi-Tasking erfordert viel Energie, es ist anstrengend und macht schneller müde. Das Bearbeiten mehrer Aufgaben gleichzeitig setzt voraus, dass man sich gedanklich schnell umstellen und gegebenenfalls neu einarbeiten muss. Das sorgt dafür, dass die Arbeitsschritte letztlich viel mehr Zeit benötigen und auch in minderer Qualität ausgeführt werden.
Lösung
Alles perfekt machen zu wollen kann durchaus negative Auswirkungen haben. Oft verliert man durch den Anspruch 110 Prozent geben zu wollen wertvolle Zeit. Insbesondere wenn Du Abgaben, E-Mails und Co. stets aufs Neue überprüfst und überarbeitest. Eine gründliche Überprüfung ist wichtig, diese muss aber nicht zwingend in fünf oder sechs Wiederholungen ausarten.
Lösung
Eine strukturierte Arbeitsweise und Zeitmanagement sind oft das A und O, um Aufgaben effizient zu bearbeiten und Zeit zu sparen.
Lösung
Auch Meetings können ein Zeitfresser sein, wenn diese nicht gut organisiert sind. Ein weiteres Problem sind Kolleg:innen, die nicht pünktlich zum Termin erscheinen. Die Wartezeit der anderen ist unnötig und anstrengend.
Lösung
Wenn Du unsympathische Tätigkeiten immer wieder aufschiebst, wirst Du Dich im Endeffekt gedanklich viel länger damit beschäftigen, als wenn Du sie direkt erledigt hättest.
Lösung
Unordnung veranlasst Dich zum Suchen und das kostet Zeit. Unterbewusst setzt Dich Unordnung zudem oft unter Druck.
Lösung
Fehlender Schlaf vermindert unsere Leistungsfähigkeit. Wer sich ständig in Tagträumen verliert oder sich vor lauter Müdigkeit nicht konzentrieren kann, benötigt umso länger für seine oder ihre Aufgaben.
Lösung
Pausen sorgen für Struktur und einen geregelten Ablauf in Deinem Arbeitstag. In diesen hast Du Zeit für alles was Dir guttut. Gespräche mit Kolleg:innen, Soziale Netzwerke, frische Luft,… Halte die Pausen ein, sie helfen Dir neue Energie zu tanken.
Arbeitest Du gerade an einem besonders wichtigen Projekt, ist es auch Dein gutes Recht, Dich für einige Zeit ganz abzuschotten. Suche Dir hierfür einen ungestörten Ort, leite das Telefon um oder schalte auf Anrufbeantworter. Natürlich ist es wichtig, dies auch mit den Kolleg:innen abzusprechen, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Um Zeitfresser zu vermeiden ist es wichtig, dass Du für Dich erkennst, welche Tätigkeiten Dich regelmäßig von Deiner eigentlichen Arbeit abhalten. Viele Zeitfresser sind mittlerweile zur Gewohnheit geworden, das heißt aber nicht, dass wir diese nicht trotzdem vertreiben können. Meist sind Zeitfresser individuell und hängen sowohl von der Aufgabe, dem Umfeld und der Arbeitsweise ab. Jede:r kann für sich selbst sicher am besten einschätzen, wo Zeit ungewollt verschwendet wird. Oft es ist hilfreich zu reflektieren, welche die eigenen Zeitfresser sind:
Nutze die Zeit nicht, um unbedingt noch mehr zu arbeiten. Mit der gewonnen Zeit, sollst Du vielmehr guten Gewissens das tun können, worauf Du Lust hast.
Mit dieser „Übung“ setzt Du Dich bewusst mit den normalerweise eher unbewussten Aktivitäten auseinander. Mit dem Aufdecken Deiner Zeitfresser ist schon der erste Schritt getan, um aktiv etwas gegen die Zeiträuber zu tun.
Natürlich sind bestimmte Dinge und Tätigkeiten nur dann Zeitfresser im Job, wenn sie unbewusst nebenbei und unkontrolliert ausgeführt werden. Wenn Du nach Feierabend durch Deinen Instagramfeed scrollst oder Dich in der Pause mit dem bzw. der Lieblingskolleg:in unterhälst handelt es sich dabei natürlich nicht um direkte Zeiträuber. Du entscheidest Dich ja selbstbestimmt dafür. Auch das Multi-Tasking ist in bestimmten Bereichen nicht überfordernd. Wer telefoniert abends nicht gerne während dem Kochen? Wichtig ist nur, dass Du Tätigkeiten bewusst ausführst und Dich aktiv dafür entscheidest diese zu tun.
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