Zeitfresser im Job

Es sind die kleinen Dinge im Leben… So heißt es so schön, aber es sind auch die kleinen Dinge im Job, die uns in ihrer Summe von der Arbeit abhalten. Im Büro und auch im Homeoffice verstecken sich ungeahnte Zeitfresser, welche uns gerne die Zeit vergessen lassen. Wer diese sind und wie wir sie umgehen können, haben wir hier zusammengetragen.

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Zeitfresser? Bitte was?

Wir kennen es wirklich alle, aber hier nochmal eine kurze Definition. Zeitfresser im Job sind meist unproduktive Gewohnheiten oder Tätigkeiten, die unbewusst und unbeabsichtigt sind und viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie basieren meist auf dem Wunsch nach Ablenkung, insbesondere bei eintönigen Aufgaben. Zeitfresser können die Arbeit kurzfristig abwechslungsreicher gestalten, führen jedoch langfristig zu Stress, da die „verlorene“ Zeit wieder nachgeholt werden muss.

 

Wo ist bloß die Zeit geblieben?

Zeitfresser im Job und wie wir sie lösen können

Emails

Hier ist nicht mal das Beantworten und Schreiben von Mails das Problem, sondern das Lesen und wiederholte Aktualisieren des Posteingangs. 

Lösung

  • Stelle sicher, dass Du keine Newsletter abbonierst, an denen Du kein nachhaltiges Interesse hast - auch das Löschen von E-Mails kostet Zeit.
  • Halte Zeitfenster zum Checken von E-Mails ein. Nehme Dir zum Beispiel morgens vor den ersten Aufgaben und gegen Ende der Arbeitszeit eine für Dich angepasste Zahl an Minuten Zeit, um Deinen Posteingang zu kontrollieren und auf Nachrichten zu antworten. 
  • Wenn möglich, klären sich einige Angelegenheiten sicher auch schnell mit einem Anruf.

 

Klatsch & Tratsch

Smalltalk ist wichtig für die Beziehung zu den Kolleg:innen und bildet gleichzeitig einen Ausgleich zu den fordernden Aufgaben im Job. Doch kann der beliebte „Klatsch“ auch in Stress ausarten, nämlich dann, wenn er die Zeit beansprucht, die eigentlich für wichtige Projekte bestimmt war.

Lösung

  • Plane auch hier Zeit für Gespräche ein, anstatt zahlreichen spontanen Plaudereien zu verfallen, das spart nicht nur Zeit, sondern auch Energie. Spreche beispielsweise Zeiten ab, in denen Du nicht gestört werden möchtest. Dies anzusprechen kann manchmal schwer fallen, so möchte man doch niemanden vor den Kopf stoßen, doch die meisten Kolleg:innen werden hierfür sicher Verständnis aufbringen. 

Smartphone

Vermutlich keine Überraschung, ist das Smartphone aktuell einer der größten Zeiträuber. Hier lauern so viele Quellen für Ablenkung wie Social-Media-Apps, Nachrichtenportale, News,...Problematisch sind vor allem die sogeannten Push-up-Nachrichten, welche regelmäßig aufleuchten und die aktuellen Tätigkeiten unterbrechen. 

Lösung 

  • Im wahrsten Sinne des Wortes gilt hier: erst die Arbeit dann das Vergnügen. Nachrichten sollten erst beantwortet werden, wenn die wichtigsten Aufgaben erledigt sind. News können auf dem Weg zur Arbeit gehört werden und Zeit für Social Media ist sowieso am besten nach Feierabend. 
  • Natürlich wirkt das Smartphone am Arbeitsplatz verlockend. Eine simple Lösung ist hier das Smartphone nicht in erreichbarer Nähe oder einfach auch aus dem Sichtfeld (Schublade, Handtasche, etc.) zu platzieren.
  • Mit der App „Forest“ kannst Du Zeiten einstellen, in denen Dein Smartphone gesperrt ist. In dieser Zeit wächst ein virtueller Baum, schließt Du die App stirbt die Pflanze. Deine Konzentration zahlt sich hier aus: für eine bestimmte Zahl virtuell gepflanzter Bäume wird jeweils ein echter Baum gepflanzt.
  • Ist man auf die Erreichbarkeit per Smartphone angewiesen, ist es hilfreich ein privates Gerät anzuschaffen und auf dem „Job-Phone“ lediglich die Apps zu installieren, die auch für Deine Aufgaben im Beruf relevant sind.

 

Telefon

Das klassische Telefon verfügt zwar über keine spannenden Apps, kann aber auch zu einem echten Zeitfresser mutieren. Gespräche mit Kund:innen und Kolleg:innen können auch schnell mal ausarten.

Lösung

  • Telefongespräche lassen sich zeitlich nicht immer gut einschätzen, ein Zeitlimit für Gespräche kann grunsdsätzlich aber hilfreich sein, um eher belanglosen Themen weniger Raum zu geben. 
  • Eine Rückrufvereinbarung sorgt dafür, dass aktuelle Aufgaben erst fertiggestellt werden können. So bleibt im Nachhinein auch mehr Zeit für das Gespräch am Telefon. 

 

Helfersyndrom

Eine helfende Hand ist viel Wert, manchmal muss man aber auch mal „Nein“ sagen können, vor allem dann, wenn Du Gefahr läufst eigene Projekte zu vernachlässigen. 

Lösung

  • Biete Deine Hilfe also gerne dann an, wenn Du Deine eigene Priorität abgearbeitet hast. 

 

Multi-Tasking

Multi-Tasking erfordert viel Energie, es ist anstrengend und macht schneller müde. Das Bearbeiten mehrer Aufgaben gleichzeitig setzt voraus, dass man sich gedanklich schnell umstellen und gegebenenfalls neu einarbeiten muss.  Das sorgt dafür, dass die Arbeitsschritte letztlich viel mehr Zeit benötigen und auch in minderer Qualität ausgeführt werden.

Lösung

  •  Versuche, eine Sache nach der anderen zu erledigen und konzentriere Dich stets auf eine Aufgabe. Hier hilft es, Prioritäten zu setzen und die wichtigsten Aufgaben zuerst abzuarbeiten.

 

Perfektionismus

Alles perfekt machen zu wollen kann durchaus negative Auswirkungen haben. Oft verliert man durch den Anspruch 110 Prozent geben zu wollen wertvolle Zeit. Insbesondere wenn Du Abgaben, E-Mails und Co. stets aufs Neue überprüfst und überarbeitest. Eine gründliche Überprüfung ist wichtig, diese muss aber nicht zwingend in fünf oder sechs Wiederholungen ausarten. 

Lösung

  • Setze Dir selbst ein Limit von maximal zwei bis drei Checks.
  • Eine Nacht drüber schlafen: lass eine wichtige Abgabe über Nacht liegen und schaue sie dir am nächsten Morgen mit frischem Kopf nochmal genauer an.
  • Sei realistisch: Du musst nicht stets perfekt sein, um gut in Deinem Job zu sein. Keiner ist vollkommen!
  • Konzentriere Dich auf konkrete Ziele. Ist Deine Aufgabe, wichtige Kennzahlen zusammenzustellen, sollte Dein Augenmerkt auf korrekten Berechnungen liegen. Eine ästhetische Power Point ist dabei mehr schmückendes Beiwerk.

 

Planlosigkeit und fehlende Prioritäten

Eine strukturierte Arbeitsweise und Zeitmanagement sind oft das A und O, um Aufgaben effizient zu bearbeiten und Zeit zu sparen. 

Lösung

  • Plane: Setze Dir Tagesziele, sortiere hierbei nach Priorität und nicht nach Spaßfaktor.
  • Delegiere Aufgaben, um Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Oft entsteht ein weiterer Zeitfresser, wenn Du keine Hilfe annehmen möchtest. Man muss nicht immer alles alleine schaffen.
  • Sei realistisch und überlade Deine To Do-Liste nicht, das demotiviert nur.

 

Meetings, Treffen und Besprechungen

Auch Meetings können ein Zeitfresser sein, wenn diese nicht gut organisiert sind. Ein weiteres Problem sind Kolleg:innen, die nicht pünktlich zum Termin erscheinen. Die Wartezeit der anderen ist unnötig und anstrengend.

Lösung

  • Lege gemeinsam mit Deinen Kolleg:innen Gesprächsziele fest, so verzettelt ihr euch während des Meetings weniger mit anderen Themen und das Meeting hat einen wirklichen Nutzen. Eine Agenda und ein:e leitende:r Moderator:in ebenfalls.
  •  Vereinbare Anfang und Ende des Treffens.


Prokrastination

Wenn Du unsympathische Tätigkeiten immer wieder aufschiebst, wirst Du Dich im Endeffekt gedanklich viel länger damit beschäftigen, als wenn Du sie direkt erledigt hättest. 

Lösung

  • Das was am wenigsten Spaß macht kommt zuerst. So hast Du mit dem Ausblick auf angenehmere Aufgaben eine Motivation die unbeliebten schnell hinter Dich zu bringen. Erledigt werden müssen sie früher oder später sowieso. 

 

Unordnung

Unordnung veranlasst Dich zum Suchen und das kostet Zeit. Unterbewusst setzt Dich Unordnung zudem oft unter Druck.

Lösung

  • Vermeide Unordnung langfristig: ein ordentliches Umfeld führt auch zu Ordnung im Kopf.
  • Unser Beitrag zu Chaos am Arbeitsplatz ist voll mit Tipps für eine ordentliche Umgebung in Büro oder Homeoffice. Viel zu oft beherrscht das Genie nämlich nicht das Chaos.
  • Nimm Dir jeden Tag noch ein paar Minuten, um Deinen Arbeitsplatz ordentlich zu verlassen. So kannst Du am nächsten Tag direkt durchstarten. 

 

Schlafmangel

Fehlender Schlaf vermindert unsere Leistungsfähigkeit. Wer sich ständig in Tagträumen verliert oder sich vor lauter Müdigkeit nicht konzentrieren kann, benötigt umso länger für seine oder ihre Aufgaben. 

Lösung

  • Achte unbedingt darauf, dass Du an Arbeitstagen genügend Schlaf bekommst. Natürlich sind die Bedürfnisse hier von Person zu Person unterschiedlich, mehr als sechs Stunden dürfen es in der Regel aber gerne sein.

Noch mehr Tipps

Feste Pausen einplanen

Pausen sorgen für Struktur und einen geregelten Ablauf in Deinem Arbeitstag. In diesen hast Du Zeit für alles was Dir guttut. Gespräche mit Kolleg:innen, Soziale Netzwerke, frische Luft,… Halte die Pausen ein, sie helfen Dir neue Energie zu tanken. 

 

Ruhe

Arbeitest Du gerade an einem besonders wichtigen Projekt, ist es auch Dein gutes Recht, Dich für einige Zeit ganz abzuschotten. Suche Dir hierfür einen ungestörten Ort, leite das Telefon um oder schalte auf Anrufbeantworter. Natürlich ist es wichtig, dies auch mit den Kolleg:innen abzusprechen, um Unterbrechungen zu vermeiden.

 

Deine Zeitfresser erkennen

Um Zeitfresser zu vermeiden ist es wichtig, dass Du für Dich erkennst, welche Tätigkeiten Dich regelmäßig von Deiner eigentlichen Arbeit abhalten. Viele Zeitfresser sind mittlerweile zur Gewohnheit geworden, das heißt aber nicht, dass wir diese nicht trotzdem vertreiben können. Meist sind Zeitfresser individuell und hängen sowohl von der Aufgabe, dem Umfeld und der Arbeitsweise ab. Jede:r kann für sich selbst sicher am besten einschätzen, wo Zeit ungewollt verschwendet wird. Oft es ist hilfreich zu reflektieren, welche die eigenen Zeitfresser sind:

  • Notiere hierfür Deine Zeitfresser. Wähle zum Beispiel hierfür die oben genannten Punkte aus, mit welchen Du Dich im Arbeitsalltag identifizieren kannst. Ergänze weitere Zeitfresser, die bei Dir persönlich hinzukommen. So erhälst Du einen guten Überblick.
  • Schreibe nun auf, was Du gegen welche Zeitfresser unternehmen möchtest.
  • Überlege für Dich, wie Du die die eingesparte Zeit nutzen möchtest. Das motiviert und gibt Dir ein Ziel vor Augen, wenn das Smartphone auf Deinem Schreibtisch beispielsweise mal wieder zu verlockend ist.

Wichtig

Nutze die Zeit nicht, um unbedingt noch mehr zu arbeiten. Mit der gewonnen Zeit, sollst Du vielmehr guten Gewissens das tun können, worauf Du Lust hast.

Mit dieser „Übung“ setzt Du Dich bewusst mit den normalerweise eher unbewussten Aktivitäten auseinander. Mit dem Aufdecken Deiner Zeitfresser ist schon der erste Schritt getan, um aktiv etwas gegen die Zeiträuber zu tun. 

 

Bitte beachten

Natürlich sind bestimmte Dinge und Tätigkeiten nur dann Zeitfresser im Job, wenn sie unbewusst nebenbei und unkontrolliert ausgeführt werden. Wenn Du nach Feierabend durch Deinen Instagramfeed scrollst oder Dich in der Pause mit dem bzw. der Lieblingskolleg:in unterhälst handelt es sich dabei natürlich nicht um direkte Zeiträuber. Du entscheidest Dich ja selbstbestimmt dafür. Auch das Multi-Tasking ist in bestimmten Bereichen nicht überfordernd. Wer telefoniert abends nicht gerne während dem Kochen? Wichtig ist nur, dass Du Tätigkeiten bewusst ausführst und Dich aktiv dafür entscheidest diese zu tun. 

 

  • BOS Büro- und Objekteinrichtungen GmbH
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