Empfangsbereich - das Aushängeschild Ihres Unternehmens und Blickfang im Büro

Der Empfangsbereich ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Hier entsteht bei Besucher:innen, Kund:innen und potenziellen Arbeitnehmer:innen der erste Eindruck. Einen guten Eindruck zu machen, ist daher die Aufgabe des Eingangsbereiches.

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Form und Funktion

Der Eingangsbereich sollte nicht nur auf seine Funktion als Empfangsraum reduziert werden. Ein Tresen allein ist nicht ausreichend, um ein Abbild des Unternehmens zu schaffen und bei den Gästen gleichzeitig eine Wohlfühlatmosphäre zu erzeugen. Wichtig ist es, das Einrichtungskonzept mit der Identität des Unternehmens gekonnt zu verknüpfen. Werte und Ideale sollen wiedergegeben werden. Gleichzeitig muss der Empfangsbereich der Besucherin oder dem Besucher eine Möglichkeit bieten, Wartezeiten so angenehm wie möglich zu überbrücken. Form und Funktion reichen sich hier die Hand. Stimmen Sie Ihren Eingangsbereich unbedingt auch auf die anderen Räumlichkeiten ab. So erhält Ihre Arbeitswelt ein einheitliches Design und kann Ihr Unternehmen gekonnt repräsentieren.

Individuelle Gestaltung

Wie bereits angeklungen, dient der Empfang unter anderem auch dazu, Ihr Unternehmen zusammen mit seinen Werten und seiner Identität wiederzugeben. Die Gestaltung der Räumlichkeiten muss daher unbedingt auf Ihre Organisation angepasst sein. Ein dynamisches und flippiges Medien-Start-up lässt sich anders einrichten, als ein etabliertes Unternehmen im Mittelstand. Doch auch bei einer gedeckten und dezenten Einrichtung können Sie mit Akzenten und einer harmonischen Farbgebung einiges aus der Bürowelt heraus holen. Unsere Expert:innen berücksichtigen dabei natürlich Ihre eigenen Planungswünsche. 

 

Wessen Bedürfnisse müssen erfüllt werden?

Bei der Nutzung eines Empfangsbereiches denkt man zunächst vorwiegend an Besucher:innen wie Kundinnen und Kunden oder zukünftige Mitarbeiter:innen. Dabei darf bei der Planung die aktuelle Belegschaft nicht vernachlässigt werden. So nutzen Mitarbeiter:innen und Partner:innen ebenfalls tagtäglich diesen Eingang. Auch die Bedürfnisse derjenigen, die Ansprechpartner im Empfang sind, müssen besonders berücksichtigt werden. Diese stellen nochmal ganz andere Anforderungen an den Raum als es beispielsweise Besucher:innen tun.

Empfangsbereich planen

Planen Sie den Empfangsbereich am besten zusammen mit Expertinnen und Experten. So können Sie sich nicht nur auf deren langjährige Erfahrung verlassen, sondern erhalten kreative Ideen und innovative Lösungsansätze. Grundsätzlich sollten Sie sich aber diese Fragen stellen:

  • Welche konkrete Aufgabe hat Ihr Empfang? Haben Sie viel Laufkundschaft? In diesem Falle sind Wartemöglichkeiten notwendig. Müssen sich Besucher:innen zunächst anmelden? Dann macht eine Theke mit entsprechender Belegschaft Sinn.
  • Was und wie viel wird an Mobiliar benötigt?
  • Wie kann die Aufenthaltszeit für die Besucher:innen so angenehm wie möglich gestaltet werden? 
  • Was ist auf Grundlage der gegebenen Räumlichkeiten möglich? Ein Empfangsbereich mit Theke und Sitzgelegenheiten nimmt viel Platz weg. Wie können Sie einen funktionierenden und gleichzeitig optisch ansprechenden Eingang kreieren, welcher sich Ihrer Arbeitswelt anpasst? An dieser Stelle ist ein Dialog mit Raumplaner:innen ratsam.

 

Ausstattung

Eine Empfangstheke scheint das Must-have des Eingangsbereiches zu sein. Diese kann repräsentativ und groß ausfallen, aber auch aus lediglich einem kleineren Tisch bestehen, an welchem Personendaten aufgenommen oder Formulare ausgetauscht werden können. Die Theke ist gleichzeitig der Bereich, den Besucher:innen instinktiv ansteuern, um Informationen zu erhalten oder Hilfe anzufordern. Ein kurzer Laufweg und eine Einsicht direkt von der Eingangstür sind hier das A und O. Langes Suchen nach einer ersten Anlaufstelle erzeugt oft Unsicherheit. Das Vorhandensein einer solchen ist ein Muss - die Form kann sich individuell unterscheiden.

Ist die Empfangstheke gleichzeitig ein Arbeitsplatz, ist auch die Funktion vordergründig. Genügend (unsichtbarer) Stauraum, Bewegungsfreiheit, ausreichende Beleuchtung, etc. sind hier wichtig. Oft lassen sich auch noch weitere Möbel wie Regale oder Schränke in den Empfangsraum integrieren. 

Warten kann auch schön sein - mit der richtigen Einrichtung

Auch wenn ihre Gäste nur kurz warten müssen, bieten Sie ihnen eine Sitzgelegenheit an. Die Wahl der Möbel hängt auch hier von Ihrem Unternehmen ab. Präferieren Sie chice Loungemöbel oder eher einen schlichten Besucherstuhl mit Beistelltisch? Tische sind grundsätzlich eine gute Ablage für Informationsmaterial oder eine Möglichkeit für die oder den Wartenden, sich letzte Notizen zu machen. Achten Sie auf ausreichenden Komfort und ein gewisses Wohlfühlambiente für die Besucher:innen.

Pflanzen: frische Luft und schöne Dekoration

Mit bewusst ausgewählten Pflanzen lassen sich zusätzlich ganz besondere Akzente setzen. Zudem sorgen sie für ein frisches Raumklima.

 

Aktuell sehr wichtig

Passen Sie auch Ihren Empfangsbereich an die aktuelle Corona-Situation an. Abstände müssen eingehalten werden können und Hygiene steht weiterhin an oberster Stelle. Wir beraten Sie gerne dabei, Ihre Arbeitswelt noch sicherer zu machen. 

 

  • BOS Büro- und Objekteinrichtungen GmbH
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