Flexible Arbeitsmodelle im Unternehmen umsetzen

Trends

In diesem Beitrag ging es bereits um die Zukunft von Arbeitszeitmodellen. Auch wenn einige der vorgestellten Zeitmodelle derzeit noch abstrakt aussehen mögen, ist eines sicher: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sehnen sich nach mehr Flexibilität.

Warum flexible Arbeitszeiten?

Nicht nur unsere Arbeitswelt auch unsere Prioritäten haben sich gewandelt. Wir möchten mehr Zeit mit Familie und Freunde oder bei der Ausübung unseres Hobbys verbringen. Der Job soll viel mehr Berufung als Beruf sein und nach der Homeoffice-Erfahrung während des Lockdowns können sich viele vorstellen weiterhin hybrid zu arbeiten. Warum also nicht neben mehr Flexibilität am Arbeitsort auch flexible Arbeitszeiten? 

Auch für Unternehmen lohnen sich flexiblere Arbeitszeitmodelle. So gehen diese in den meisten Fällen mit motivierteren und produktivieren Mitarbeiter:innen einher. Fehlzeiten lassen sich aufgrund der Stressreduktion verringern und auch im Wettbewerb um Bewerber:innen sind flexible Arbeitszeiten ein Attraktivitätsfaktor. 

 

Vor- und Nachteile flexibler Arbeitszeitmodelle

Flexible Arbeitszeiten bieten sowohl Arbeitnehmer:innen als auch den Arbeitgeber:innen Vorteile. Gleichzeitig bringt die Flexibilität aber auch Nachteile mit sich, welche wir Ihnen im Folgenden gegenüberstellen. 

Pro

  • Zeitgemäße Arbeitszeitmodelle bieten Anreize, die Mitarbeiter:innen durch dieses Benefit an das eigene Unternehmen zu binden und weiterhin neue Bewerber:innen zu überzeugen. 
  • Das absolute Pro-Argument ist wohl die verbesserte Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. Der Spagat zwischen Familie und Job wird durch mehr Flexibilität einfacher. 
  • Grundsätzlich sind wir mit den innovativen Zeitmodellen flexibler. Ein Arzttermin oder ein privates Treffen? Kein Problem, die verpasste Arbeitszeit lässt sich einfach anschließend aufholen.
  • Weniger Stress bei mehr Motivation. 

Plus auch für die Arbeitgeber:innen! Zufriedene Mitarbeiter:innen leisten qualitativ hochwertige Arbeit.
 

Contra

  • Die neu gewonnene Freiheit bei der Arbeitszeitgestaltung kann auch dazu führen, dass Mitarbeiter:innen mehr Arbeiten als zuvor und ohne fest vorgegebenen Rahmen keinen Feierabend finden. Insbesondere bei Arbeitnehmer:innen im Homeoffice kann das problematisch sein.
  • Möglicherweise gehen höhere Kosten mit den flexiblen Arbeitszeiten einher, da Verwaltung und Organisation aufwendiger werden. Gleichzeitig lassen sich wiederum Kosten einsparen, wenn hinsichtlich des Arbeitsortes hybride gearbeitet wird.

Die Vor- und Nachteile der flexiblen Arbeitszeitmodelle müssen sorgfältig abgewogen werden. Je nach Branche und Unternehmen treten einige Aspekte nicht auf, während sich andere womöglich noch ergeben. 

Flexible Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen einführen

Für welches flexible Modell Sie sich letztlich für Ihr Unternehmen entscheiden, hängt natürlich von Ihrem Betrieb und auch den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft ab. Dennoch gibt es unabhängig vom letztlichen Zeitmodell einiges bei der Umstrukturierung Ihres Unternehmens zu beachten.

Welches Arbeitszeitmodell zu Ihnen passen könnte, lesen Sie hier.

Wie sehen die Änderungen aus?

Erarbeiten Sie gemeinsam mit einem Team aus Arbeitnehmer:innen und Führungsetage ein Konzept. Welches Arbeitszeitmodell soll es langfristig werden? Wie kommen Sie dahin? Welche Schritte und Maßnahmen sind nötig, um dieses zu erreichen? Inwiefern passt das Arbeitszeitmodell auch zur Unternehmenskultur? Setzen Sie sich dabei Ziele, die in ihrer Umsetzung realistisch sind.

Belegschaft ins Boot holen

Werden interne Neuerungen vorgenommen, sollten grundsätzlich alle Mitarbeiter:innen beteiligt werden. Insbesondere bei Maßnahmen, welche sie direkt betreffen, wie die Arbeitszeit, gilt es, die Wünsche und Bedürfnisse der Angestellten zu berücksichtigen. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt. 

Eine gute Kommunikation ist das A und O. Teilen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die anstehenden Veränderungen offen mit und geben Sie Raum für Diskussionen. Ist die Arbeitszeit dann etabliert gilt es auch hier die Rahmenbedingungen deutlich zu kommunizieren.

Details nicht vergessen

Bei allen Wünschen nach Veränderung dürfen gesetzliche und tarifvertragliche Rahmenbedingungen nicht außer Acht gelassen werden. Welche vertraglichen Änderungen sind im Hinblick auf die Angestelltenverhältnisse nötig? Wie sieht es mit der Versicherung von Arbeitnehmer:innen aus, und so weiter. Solche Fragen müssen Sie vorab klären. 

Ausprobieren bitte

Je nach Größe Ihres Unternehmens ist eine Testphase des favorisierten Arbeitszeitmodells sinnvoll. So lassen sich eventuelle Schwachstellen aufdecken und beheben und vor allem auch testen, inwiefern das Modell die zuvor besprochenen Bedürfnisse und Wünsche abdeckt. 

Wichtig: vertrauen Sie Ihren Mitarbeiter:innen. Dies lässt sich in der Testphase ebenfalls proben. Vertrauen Sie auf die Selbstorganisation Ihrer Angestellten und lernen Sie, loszulassen. 

Weiterhin führen und leiten

Nur, weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht immer während der Arbeitszeit der Führung im Büro ist, bedeutet dies nicht, dass nicht gewisse Deadlines eingehalten werden müssen oder keine Kritik beziehungsweise Anerkennung erwünscht ist. Behalten Sie Ihre Feedback-Kultur, genauso wie Ihre Fürsorgepflicht bei. 

Flexible Arbeitszeiten als Arbeitnehmer:in genießen können

Passt das zu mir?

Kommen Sie ohne feste Rahmenbedingungen klar? Die meisten Menschen genießen die Freiheiten und Selbstbestimmtheit, welche flexibles Arbeiten mit sich bringt, anderen wiederum fehlt die von extern vorgegebene Struktur. Testen Sie daher, ob Sie sich mit dem flexiblen Modell wohlfühlen. 

Feierabend machen

Arbeitnehmer:innen sollten Ihren Tag so strukturieren, dass sie einen klaren Feierabend haben. Ab diesem Zeitpunkt wird der Stift hingelegt oder der PC ausgeschaltet. Anderenfalls kommt es insbesondere im Homeoffice zu dem nicht wirklich erholsamen Zustand des Dauer-Erreichbar-Seins. Seien Sie hier auch selbstbewusst genug und setzen Sie klare Grenzen bei Ihrer/Ihrem Arbeitgeber:in. Nach  einer gewissen Uhrzeit, muss innwehalb der meisten Branchen wirklich niemand mehr ans Handy gehen.

Routine finden

Sind Sie morgens besonders produktiv oder doch eher aus dem Team Nachteule? Finden Sie Ihren eigenen Rhythmus und passen Sie an Ihre produktiven Zeiten an. Eventuelle Kernarbeitszeiten gilt es dabei selbstverständlich weiterhin zu berücksichtigen. 

Eigenverantwortung wird großgeschrieben

Als Arbeitnehmer:in haben wir eine Verantwortung gegenüber unserem Unternehmen. Wir sollten unsere Aufgaben daher mit bestem Wissen und Gewissen erledigen und Modelle, die zu unserem Wohlbefinden beitragen, nicht ausnutzen. Sorgfältiges Arbeiten und eine gute Kommunikation zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in sind daher enorm wichtig. 

 

Arbeitszeiterfassung

In vielen Unternehmen gilt noch heute das altbekannte Stempel-System. Morgens bei Ankunft am Arbeitsplatz wird sich eingestempelt, bei Pausen ausgestempelt. Auch wenn dieses Modell für viele Fälle überholt sein mag, haben Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen trotzdem stets einen genauen Überblick über die aktuellen Überstunden oder Fehlzeiten. Für die Erfassung dieser Daten gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. 

Arbeitszeitkonto/Ampelkonto

Auf einem sogenannten Arbeitszeitkonto werden Fehlzeiten und Überstunden der Angestellten summiert. Das Konto muss dabei regelmäßig entweder in die eine oder andere Richtung hin ausgeglichen werden. Das heißt Überstunden abbauen oder Fehlzeiten durch Zusatzstunden korrigieren. Dieses Modell bietet sich insbesondere für Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit an. Das Ampelkonto zeigt als eine Weiterentwicklung des Arbeitszeitkontos Überstunden oder Fehlzeiten in Signalfarben an. Ein Wechsel der Farbe von Grün auf Gelb oder gar Rot sollte immer einen Ausgleich des Kontos nach sich ziehen. 

Klassisch 

Die Arbeitszeit von Mitarbeiter:innen lässt sich natürlich auch klassisch per Excel-Tabelle erfassen. Vorteil: Excel rechnet die geleisteten Stunden direkt aus.

Moderne Zeiterfassung per App

Für was gibt es eigentlich keine App? Um die Arbeitszeit der Belegschaft zu erfassen, gibt es mittlerweile zahlreiche Online-Programme und eben auch Apps. Einfach und digital.

 

Gemeinsam flexibel werden

Die Einführung flexibler Arbeitszeiten ist ein langwieriger Prozess, welcher auch einige Herausforderungen mit sich bringt. Von heute auf Morgen lassen sich keine Unternehmensstrukturen umkrempeln. Die Umsetzung neuer Ideen ist immer auch ein Entwicklungsprozess, während welchem bestimmte Rahmenbedingungen umgesetzt und eingehalten werden müssen. Während der Umsetzung ist eine gelungene Informationspolitik und die Einbeziehung der Belegschaft  das A und O. Nur so kann garantiert werden, dass alle von den Vorteilen der flexiblen Arbeitszeitmodelle profitieren können. 

  • BOS Büro- und Objekteinrichtungen GmbH
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