Open Space Offices planen

Auch in Zukunft werden Open Space Büros weiterhin eine große Rolle spielen. Worauf muss bei der Planung dieser Arbeitswelt geachtet werden?

Flexibilität steht bei den sogenannten Open Space Offices klar im Fokus. Diese kann jedoch nur durch eine gelungene Gestaltung der Arbeitswelt garantiert werden. Die Raumaufteilung muss daher verschiedene Arbeitssituationen ermöglichen und an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Konzentrierte Einzelarbeit und kreatives Ideenfinden müssen ebenso wie effektive Teammeetings und Gruppenarbeiten ermöglicht werden. Verschiedene Arbeitszonen werden diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht. Dazu kann unter anderem eine Ruhezone für fokussiertes und intensives Arbeiten bereitgestellt werden. Rückzugsmöglichkeiten bieten beispielsweise abgeschirmte Arbeitsplätze abseits der Gruppentreffs oder Raum-in-Raum-Systeme. Aber auch Plätze für den kommunikativen Austausch müssen innerhalb der großflächigen Arbeitswelt gegeben sein. Für die Erfüllung dieser Funktion bieten sich zum Beispiel Workcafés oder Meetingzonen an. Dabei sollen Mitarbeiter:innen die einzelnen Arbeitsbereiche mit ihren jeweiligen Funktionen klar trennen können. Der Unterscheidung dient beispielsweise die farbliche Gestaltung oder das Spiel mit unterschiedlichen Stilen. Auch das Mobiliar trägt zur Erkennung der jeweiligen Funktionen von Arbeitsbereichen bei. Eine Ansammlung von Sitzsäcken oder runde Tische deuten eher auf Kommunikationszonen hin, als es Einzelplätze in einem abgeschirmten Bereich tun.

Kreativität, Motivation und Produktivität kann nur bei den Mitarbeiter:innen hervorgerufen werden, welche den Nutzen von Open Space Büros durch eine gelungene Planung und Umsetzung erleben können.

Flexibilität kann unter anderem durch mobile Gegenstände wie Trennwände oder Rollcontainer hergestellt werden. Bei Open Space Offices sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten sind im Büro der Zukunft jedoch unerlässlich.

Must-haves

Die Flexibilität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darf keinesfalls durch eine starre Einrichtung gehemmt werden. Ein einfaches Anpassen der einzelnen Arbeitszonen sollte daher jeder Zeit möglich sein.

Neben diesen Überlegungen sollte auch ein besonderes Augenmerk auf die Beleuchtung und die Farbgestaltung gelegt werden. Ermüdende oder zu knallige Farben, die ablenken können, sollten daher vermieden werden. Daneben darf auch die Raumakustik keineswegs vernachlässigt werden, um akustische Ablenkungen zu minimieren.

räumliche Infrastruktur ans Arbeiten anpassen

Die räumliche Infrastruktur sollte auf jeden einzelnen Arbeitsplatz abgestimmt sein, um intelligentes Arbeiten gekonnt zu integrieren.

Hierzu zählen unter anderem:

Moderne technische Ausstattung

Das Open-Space Konzept ermöglicht im Gegensatz zu manch anderen Bürokonzepten schon per se eine gute Kommunikation unter den Mitarbeiter:innen. Im Zeitalter der Digitalisierung und dem zeitweisen Arbeiten aus dem Homeoffice müssen jedoch auch optimale Bedingungen für einen technischen Austausch gegeben sein.

ein direkter Zugang zu Anschlüssen, um komplizierte und störende Verkabelung zu vermeiden
ein einfacher Gruppenzugriff auf elektronische Geräte
eine schnelle Verbindung mit Geräten von Besucher:innen sowie Geschäftspartner:innen
Meeting- oder Präsentationszonen mit Bildschirmen ausstatten
Cloud-Systeme erstellen, die den internen Austausch erleichtern

Langjährige Erfahrung bestätigt, dass räumliche und technische Aspekte Hand in Hand gehen. Arbeitswelten entwickeln sich auch technisch stets weiter, sodass Büromöbel- und Konzepte stets den aktuellen Entwicklungen angepasst werden.

Grundsätzlich gilt es, Mitarbeiter:innen mit aktueller technischen Geräten auszustatten, um den Anforderungen der Zeit gerercht zu werden.

Eine sinnvolle Streckenführung

Insbesondere in der aktuellen Zeit von Abstandsmaßnahmen ist eine sinnvolle Streckenführung im Open Space Büro der Mitarbeiter:innen relevant. Um lange Wege, ungewollte Menschenansammlungen und Ablenkung durch Durchgangsverkehr zu vermeiden, ist eine gut geplante Raumaufteilung und effiziente Wegführung essenziell.

Abteilungen oder Teams, die häufig zusammenarbeiten, sollten in der Nähe voneinander platziert werden, sodass die Kommunikationswege möglichst kurz gehalten werden. Die Verkehrswege für die Mitarbeiter sollten dabei klar und gezielt sein. Des Weiteren sollten sie nach Möglichkeit nicht quer durch den Raum verlaufen, um den Kollegen die bestmögliche Konzentration zu ermöglichen. Außerdem kann dadurch vermieden werden, dass Besucher:innen und Kund:innen den Arbeitsablauf stören, indem diese erst gar nicht durch die Arbeitsbereiche gehen müssen. In diesem Fall bietet sich eine Besucher- und Empfangszone an.

Planungsfehler

Platz sparen wollen

Großräumige Büroflächen bieten zwar viel Platz, das heißt jedoch nicht, dass man so viele Schreibtische wie möglich stapeln sollte. Um nachhaltig Teamarbeit und Co. zu fördern, sollte durchaus in Rückzugsinseln und Treffpunkte investiert werden, auch wenn diese viel Platz einnehmen mögen.

Mitarbeiter:innen nicht einbeziehen

Entscheidungen über die Köpfe von Arbeitnehmer:innen hinweg führen meist zu mangelnder Akzeptanz. Schließlich sind sie es, die die Arbeitswelten später auch zu einem Großteil nutzen werden. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stattdessen in die Planungsprozesse mit ein. Erfragen Sie was ihre Must-haves sind, worauf sie großen Wert legen und was für sie eher irrelevant scheint. Gespräche und Workshops helfen hier die Bedürfnisse und Wünsche aller zu erfassen und zu ordnen.

Fehlende Rückzugsmöglichkeiten

Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten sind im Großraumbüro unerlässlich. Diese sollten auch in ausreichender Anzahl zur Verfügung gestellt.

Störfaktoren

Lärm und Raumhall gilt es in großflächigen Büros unbedingt zu vermeiden, jedoch schafft dies nicht jeder. Auch hier ist eine gute Planung der Akustik das A und O. Aber auch eine gelungene Kommunikation der Mitarbeiter:innen ist hier entscheidend.

Eine fehlerhafte Beleuchtung kann ebenfalls belastend wirken, diese sollte bei der Planung von neuen Räumlichkeiten daher unbedingt Beachtung finden.

Wichtig sind auch der Fokus auf ergonomisches Arbeiten, um Rückenleiden und Co. vorzubeugen.

Fazit

Ein Open Space Büro als Alternative zu klassischen Bürokonzepten, bedarf einer richtigen Planung und der Beachtung einiger Einflussfaktoren. Nur so können Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Räumlichkeiten sowie das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter:innen gesteigert werden.

Eine gelungene Verbindung der vorhandenen Strukturen in Ihren Büros und modernen, flexiblen Ansätzen liegt uns am Herzen. Mittels unseres BOSsatelliten können wir in verschiedenen Modulen das mobile Konzept aufgreifen und passgenau in Ihre vorhandene Bürogestaltung einbinden, die persönliche Planung steht dabei an erster Stelle. Gerne zeigen wir Ihnen hierbei innovative Arbeitsmöglichkeiten auf, die zur wertvollen Inspiration für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen im Berufsleben der Zukunft werden.

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