Open Space Offices während Corona

Arbeiten in Büros und anderen Umgebungen hat sich im Laufe der Zeit verändert. New Work beschreibt moderne Arbeitsplatzmaßnahmen. Weg vom klassischen, starren Arbeitsplatz, hin zu immer mehr Flexibilität. Neue Perspektiven motivieren und inspirieren. In Zeiten von Abstandsregelungen und Hygienemaßnahmen muss die Nutzung des Open Spaces Büros jedoch überarbeitet werden. Wie das aussehen kann und wie es um die Zukunft der großflächigen Arbeitsplätze steht, haben wir hier zusammengetragen.

Trends

Was sind Open Space Offices?

Das Open Space Office beschreibt ein modernes Konzept des Großraumbüros. Auf großer Fläche sollen möglichst offen gestaltete Arbeitsplätze realisiert werden. Feste Wände sucht man in Open Space Büros oft vergebens, dennoch sind die Räumlichkeiten meist in verschiedene Bereiche wie Arbeitsgruppen, Ruheplätze und Café-Lounges unterteilt. In Open Space Offices sollen Mitarbeiter:innen unabhängig ihrer Position Platz finden und abteilungsübergreifend in Kontakt treten, um sich austauschen zu können. Durch die offene Arbeitsplatzgestaltung wird ein offener Dialog und Arbeit auf Augenhöhe sichergestellt. Starre Hierarchien werden somit vermieden. Gleichzeitig sollen Kreativität und Produktivität gefördert werden. Richtig geplant ermöglicht das Open-Space-Büro viele Vorteile. Neben konzentriertem Arbeiten und einem ungehinderten Informationsfluss, können zusätzlich noch Platz und Kosten gespart werden.

Mitarbeiter:innen können die Bereiche je nach gegebener Aufgabe wechseln, in den meisten Fällen werden keine festen Arbeitsplätze gestellt. Stattdessen ist man mit eigenem Laptop und Telefon stets flexibel und kann den Arbeitsbereich nach den eigenen Bedürfnissen aussuchen. Diese Freiheit kann die Motivation, Kreativität und Konzentration erhöhen. Das Arbeitsumfeld wird dabei den unterschiedlichsten Anforderungen wie konzentrierter Einzelarbeit, aber auch Projektbesprechungen in Gruppen gerecht.

Open Space und Corona

Geteilte Arbeitsplätze und offene Strukturen während es gilt, Ansteckungen zu vermeiden? Sind Open Space Büros in der aktuellen Zeit überhaupt möglich und wie nutzt man die Arbeitsplätze zurzeit richtig?

Grundsätzlich sind von uns erarbeitete Bürokonzepte auf Flexibilität ausgelegt, sodass man diese leicht an geänderte Anforderungen anpassen kann. Klassische Büros sind da deutlich starrer und machen Umbauten schwieriger. Natürlich muss auch im Open Space Office ausgedünnt werden, um die Abstände zwischen Arbeitsplätzen einzuhalten, aber im Gegensatz zur herkömmlichen Schreibtischreihung ist hier per se mehr Spielraum geboten. Der Einbau von Trennwänden kann an manchen Stellen für zusätzlichen Schutz sorgen. Aktuell und in naher Zukunft ist das spontane Aussuchen von Arbeitsplätzen nicht möglich. Ein Belegungsplan oder kurzfristig fest zugeordnete Sitzplätze sind hier zu empfehlen - so kann unter anderem Rückverfolgbarkeit garantiert werden. Trotz Einbahnstraßen und Sperrzonen im eigentlich so offen gestalteten Büro, sind Plätze für ruhiges Arbeiten und kreative Ideen weiterhin wichtig. In solchen Bereichen sind die Abstandsregeln natürlich strikt einzuhalten.

Viele können es sich zurzeit aber auch gar nicht vorstellen, dicht an dicht mit zehn Kolleg:innen in einem Meeting zu sitzen und stellen damalige Wünsche nach Freiheit in der Arbeitsplatzgestaltung hinter den aktuellen Wunsch nach Hygiene und Sicherheit. Umso wichtiger ist es also Mitarbeiter:innen ein Gefühl von Sicherheit und Wohlbefinden zu ermöglichen.

Kurzfristige Covid-Maßnahmen für Open Space Offices

 

Sitzplätze reduzieren

Um den Mindestabstand zu gewährleisten, ist es in vielen Fällen nötig, die Anzahl an Arbeitsplätzen zu reduzieren, sodass zwischen Tischen und Co. genügend Platz entsteht. Kurze Besprechungen können im Stehen stattfinden, sofern es für die Mitarbeiter:innen möglich ist.

 

Telearbeit wo möglich

Gerade in der Zeit, wo die Infektionszahlen wieder steigen, ist es wichtig, die Mitarbeiter:innen, deren Anwesenheit vor Ort nicht obligatorisch ist, im Homeoffice arbeiten zu lassen. Das entlastet Kapazitäten im Büro und unterstützt die Kolleg:innen, welche auf die Arbeit im Office angewiesen sind.

 

„Schichtarbeit“

Mittels eines Belegungsplans und unter Einhaltung strenger Hygienemaßnahmen, könnten Mitarbeiterinnnen und Mitarbeiter in schichtähnlichen Systemen zur Arbeit kommen. Ein Beispiel: Gruppe A kann das Büro von acht bis zwölf Uhr nutzen, Gruppe B von 13 bis 17 Uhr. Dazwischen bleibt genügend Zeit für Desinfektionsmaßnahmen, sodass sich auch zwei Personen einen Arbeitsplatz teilen können. Die restliche Arbeitszeit wird im Homeoffice verbracht. Dennoch können etwa dringende Besprechungen vor Ort so weiterhin stattfinden.

 

Weiterhin sind die bereits genannte Anbringung von Trennwänden und das versetzte Stellen von Stühlen an Gruppentischen einfache Maßnahmen, um Abstand herzustellen.

Bereits mit kleinen Maßnahmen können Open Space Offices sicherer gemacht werden, eine Rückkehr zu Ein- bis Zwei-Personen-Büros scheint also nicht notwendig. Ein weiterer Vorteil von Open Space Offices gegenüber herkömmlichen Büroräumen: Es gibt weniger Türklinken, welche man desinfizieren muss ;)

Zukunftsmusik

Langfristig werden sich viele freuen, wieder ins Büro zurückzukehren. Auch wenn fokussiertes und auf sich gestelltes Arbeiten (sofern es von zu Hause möglich ist) erfüllend sein kann, so fehlt uns doch der Kontakt und der Austausch mit anderen. Allein aus diesem Grund werden wir wohl nie für immer im Homeoffice bleiben wollen. Doch das Arbeiten von zu Hause bietet uns auch etwaige Freiheiten im Hinblick auf unser Zeitmanagement und unsere Arbeitsstruktur. Wir bestimmen selbst, wann wir welche Aufgabe erledigen, beginnen vielleicht erst nach dem gemeinsamen Frühstück mit der Familie mit dem Arbeiten, machen in der Mittagspause eine Runde Sport, hören während der Arbeitszeit Musik oder starten schon sehr früh mit den ersten To Do’s um später noch die Sonne genießen zu können. Homeoffice ermöglicht im Gegensatz zum Büro Flexibilität und diese werden wir auch mit der endgültigen Rückkehr ins Office noch einfordern. Das bedeutet erneute Anpassungsfähigkeit von Arbeitsplatzbereichen und Strukturen, die in einem Open Space Office leichter umzusetzen sind.

Die Auswirkungen von Covid-19 verdeutlichen, wie wichtig New Work ist. Arbeitsplätze müssen auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ausgelegt sein. Nur darauf kann man langfristig sicher bauen.

 

Benötigen Sie Hilfe bei der (Um-)Gestaltung von Büroräumen? Dann melden Sie sich bei uns, wir unterstützen Sie gerne.

  • BOS Büro- und Objekteinrichtungen GmbH
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