Virtuelle Meetings via Videokonferenz

Onlinemeetings gehören im Zeitalter von Home-Office und Globalisierung zum gewöhnlichen Arbeitsalltag. Software wie Zoom oder Teams sind für viele Unternehmen eine praktische Lösung, um ihre Mitarbeiter zeitsparend und kostengünstig zum kollaborativen Austausch zusammenzubringen.

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WIE SICH ZOOM ODER TEAMS AUF DIE KREATIVITÄT AUSWIRKEN

Damit die Onlinebesprechungen zu einem Kreativitätsbooster und nicht zum konfusen digitalen Kaffeeklatsch werden, sollte man bei der Nutzung von solchen Programmen einige Dinge beachten. In diesem Beitrag gehen wir sowohl auf die kreativitätsfördernden Aspekte der Software ein als auch auf Punkte, welche die schöpferischen Fähigkeiten und deren Umsetzung behindern könnten und deshalb vermieden werden sollten.

Wie integrierbare Tools die Kreativität unterstützen können
 

Folgende Funktionen wirken bei richtiger Anwendung kreativitätsfördernd:

- Whiteboard
- Gruppenchat
- Untergruppenräume
- Bildschirmfreigabe

Der kollaborative kreative Prozess besteht aus vier Phasen. Zunächst wird die Ausgangssituation analysiert. Daraufhin folgt die sogenannte Vorbereitungsphase, in der die Gruppe sowohl das zu erreichende Ziel definiert als auch die Mitglieder des Teams und deren Aufgaben identifiziert. Anschließend kommt es zur eigentlichen Kreativphase. Ideen und mögliche Lösungsansätze werden gesammelt. Zum Schluss wird in der Beurteilungs- oder Verifikationsphase überprüft, welche Lösungsansätze das Ziel auch wirklich erfüllen.

Ein Whiteboard-Tool kann den kreativen Prozess in allen vier Phasen unterstützen. Es erlaubt, Ausgangs- und Endsituation sowie Ziel und einzelne Ideen kollektiv und verständlich für alle Teilnehmer zu visualisieren. Außerdem kann das Whiteboard beliebig digital kopiert werden. So fallen Notizen weg.

Der Gruppenchat ist besonders in der Kreativphase nützlich, da er es ermöglicht, aufkommende Ideen ganz spontan und ohne Zeitverzögerung dem gesamten Team zugänglich zu machen. Niemand muss darauf warten, bis er zu Wort kommt. Denn dies führt leider oft dazu, dass geniale Ideen in der Zwischenzeit wieder verfliegen. Untergruppen oder sogenannte Breakout-Räume erfüllen ihren spezifischen Zweck nach der Vorbereitungsphase. Kleinere Gruppen können hier ungestört diverse Unterpunkte erarbeiten und Lösungsansätze finden, welche sie während der Verifikationsphase der Gesamtgruppe vorstellen.

Dies erlaubt ein effizientes Arbeiten mit konkreter Aufgabenstellung und fördert die Kreativität, da Ideen und Motivation nicht in der komplizierten Moderation einer Großgruppe untergehen. Die Bildschirmfreigabe erlaubt eine rasche Einsicht in Kommunikationsträger und Informationen. Diese Funktion ist besonders während der Problemstellung und Ausgangsanalyse sinnvoll, kann aber auch dazu dienen, ein abgeschlossenes Projekt zu präsentieren.

 

Damit sich die Videokonferenz nicht als kontraproduktive und kreativitätsarme Plauderstunde entpuppt, sollten Sie Folgendes unbedingt vermeiden:

- kein Zeitlimit setzen
- keinen Moderator bestimmen
- Konferenzablauf nicht strukturieren
- keine angemessenen Einstellungen vornehmen
- keine klaren Regeln definieren

Soll Kreativität fließen, muss auch bei virtuellen Meetings ein gewisser Rahmen gewährleistet sein. Jedoch kann gerade eine Videokonferenz schnell den Eindruck einer inoffiziellen, nicht unbedingt wichtigen Besprechung erwecken. Schließlich sitzt jeder im eigenen Büro und bei Home-Office vielleicht sogar im eigenen Wohnzimmer. Wenn es dann auch noch an Struktur fehlt, endet das Meeting oft mit dem frustrierenden Gefühl, nicht wirklich vorangekommen zu sein. Um dies zu verhindern, können ein paar einfache Vorkehrungen getroffen werden.

Für Videokonferenzen sollte man stets ein Zeitlimit setzen. Und nicht nur, um die Teilnehmer zu motivieren. Denn virtuelle Meetings ermüden schneller als klassische Konferenzen. Das hat eine Studie der Universität Stanford ergeben. Der Kommunikationswissenschaftler Jeffrey Hancock beschreibt dieses Phänomen als "Zoom-Fatigue". Die Erschöpfung entsteht hauptsächlich dadurch, dass sich die Teammitglieder ununterbrochen selbst sehen und sich der Kamera während der Konferenz nicht entziehen können. Dies baut unbewussten Stress auf. Dem kann man zum Teil entgegenwirken, indem man die Selbstansicht ausschaltet.

Der Konferenzablauf sollte zudem immer von einem Moderator strukturiert werden, welcher die Teilnehmerverwaltung übernimmt und beispielsweise Audio- und Videofunktionen freigeben oder Gruppenarbeit via Breakout-Sessions organisieren kann. Die Einstellungen sollte man bereits im Vorhinein auf die individuellen Bedürfnisse des Meetings ausrichten.

Außerdem ist es wichtig, bei Online-Meetings gewisse Regeln aufzustellen. Bei Großgruppen kann zum Beispiel ein virtuelles Handheben erforderlich sein, bevor man das Wort ergreift. Der Moderator erhält so den Hinweis, dass ein Teilnehmer sprechen möchte und kann dann ganz gezielt die Audiofunktion freischalten.

So nutzt man die Meeting-Zeit am effektivsten

Um bei Videokonferenzen nicht unnötig Zeit zu verlieren, können gewisse Vorbereitungen getroffen werden­­­­ – ­­­­sowohl auf technischer als auch auf inhaltlicher Ebene. So sollten alle Teilnehmer noch vor dem Meeting Mikrofon, Lautsprecher und Webcam testen. Auch das Raumlicht sollte man im Idealfall schon vorher anpassen. Direktes Sonnenlicht oder Lampen, welche von hinten oder der Seite aufs Gesicht scheinen, ergeben kein harmonisches Kamerabild. Sorgen Sie ebenfalls für eine leistungsfähige Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite, damit es nicht zu Störungen oder Unterbrechungen kommt.

Vor dem Online-Meeting können bereits der Ablauf und das Meetingziel geklärt werden. Auch Schlüsselfragen dürfen Sie im Vorhinein stellen. So hat das Team bereits darüber nachgedacht und das Meeting beginnt mit konkreten Antworten und Ansätzen zum Kern des Themas.

Ein nicht unerheblicher Aspekt beim kreativen Online-Teamworking sind die individuellen Ausstattungen der einzelnen Teammitglieder, welche vom gesamten Team im Hintergrund zu sehen sind. Denn bestimmte visuelle Signale wirken sich positiv oder negativ auf die Kreativität aus. Daher sollte der Kamerahintergrund gut vorbereitet werden. Hier gehen wir auf die Relevanz von Formen und Farben der Einrichtung sowie die Bedeutsamkeit von Ordnung beziehungsweise Unordnung ein.

Laut einer Studie der British Columbia Universität sind es besonders die kalten Farben wie Blau und Grün, welche unsere Kreativität steigern. Eine monotone, unifarbene blaue Wand ist jedoch nicht zu empfehlen. Denn visuell abwechslungsreiche Hintergründe boosten ebenso unsere Flexibilität und Innovationskraft.

Die Ausstattung sollte also weder zu steril sein noch eine farbliche Überlastung darstellen. Dies trifft genauso auf präsente Formen im Raum zu. Von stimulierenden geometrischen Figuren zur Reizüberflutung ist der Weg oft nicht weit. Es sollte daher immer ein Gleichgewicht zwischen klaren und desorganisierten Formen gefunden werden.

Vor einem kreativen Meeting sollte man es übrigens auch nicht zu genau mit der Ordnung im Raum nehmen. Die Studien der Sozialpsychologin Kathleen Vohs zeigten auf, dass eine gewisse Unordnung für Inspiration und Einfallsreichtum sorgt. Ein paar Papierstapel oder herumliegendes Schreibmaterial im Hintergrund sind also nicht unbedingt ein Problem. Jedoch sollte man aber gerade beim Home-Office darauf achten, keine zu persönlichen, mehr oder weniger peinlichen Objekte wie einen Bügelwäscheberg oder eine leere Weinflasche im Hintergrund zu lassen, welche uns selbst in Stress versetzen oder die anderen Teilnehmer ablenken könnten.

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