Agiles Arbeiten

Agilität am Arbeitsplatz ermöglicht dynamische Arbeitsprozesse und eine höhere Anpassungsfähigkeit der Unternehmen. Wie funktioniert agiles Arbeiten, wie sehen agile Bürowelten aus und was bedeutet Agilität im Berufsleben eigentlich? In diesem Beitrag erfahren Sie alles zu dem spannenden Thema.

Trends

Was bedeutet Agilität im Berufsleben?

Die Digitalisierung fördert eine immer dynamisch und komplexer werdende Arbeitswelt. Mit agilem Arbeiten wird dabei nach Anpassungsfähigkeit gestrebt. Mit einer erhöhten Anpassungsfähigkeit steigt parallel auch der Wettbewerbsvorteil. Dabei muss gleichzeitig eine schnellere Handlungsfähigkeit erreicht werden. Agile Unternehmen können sich bereits innerhalb kurzer Zeit auf neue Herausforderungen (interner und externer Natur) einstellen. Proaktives statt reaktives Handeln ist hier die Devise. Agilität im Berufsleben meint weiterhin mehr Flexibilität und eine gelebte Innovation. Es gilt, Dynamik zu etablieren und bürokratische Hürden mehr und mehr abzubauen.

Der Ursprung

Seinen Ursprung hat das agile Arbeiten in der Softwareentwicklung. Entwicklungen in dieser Branche sind oft mit unvorhersehbaren Hindernissen verbunden, sodass sich Prozesse nicht von Beginn an vollständig durchplanen lassen. Ob eine Software funktioniert, wurde früher oft erst final am Ende getestet, da es aufgrund von Deadlines oft keine Zeit für Zwischenprüfungen gab. Mit der Einführung der Agilität im Entwicklungsprozess konnten viele ihre Arbeit optimieren. 

Das sogenannte “agile Manifest” hält fest:

  • Individuen und Interaktion haben Vorrang vor Prozessen und Werkzeugen
  • Die funktionierende Software hat mehr Priorität als eine detaillierte Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden/der Kundin steht über der Vertragsverhandlung
  • Flexibles Eingehen auf Veränderungen ist wichtiger als das starre Festhalten an einem Plan.

 

Agilität vs. Flexibilität

Agilität steht im Zusammenhang mit Flexibilität, meint dabei aber nicht das Gleiche. Flexibles Arbeiten ist im Jahr 2022 in vielen Unternehmen allgegenwärtig. Durch Flexibilität hinsichtlich Arbeitszeit und Arbeitsort können Mitarbeiter:innen Job und Privatleben besser vereinen, Unternehmen geben sich potenziellen Bewerber:innen dadurch besonders attraktiv. Dabei macht das flexible Arbeiten ein Unternehmen nicht automatisch agil, wohingegen die Einführung eines agilen Arbeitsansatzes die Firma automatisch flexibler macht. Auch wenn eine flexible Arbeitsweise im Unternehmen gelebt wird, sagt dies noch nichts über die Geschwindigkeit der Reaktion auf äußere Umstände oder das Treffen von zeitnahen Entscheidungen aus. Ein weiterer Unterschied zwischen Flexibilität und Agilität ist die Orientierung - beim flexiblen Arbeiten auf die Bedürfnisse der Belegschaft, beim agilen Arbeiten mit dem klaren Fokus auf Kund:innen und deren Mehrwert. 

 

Wie wird ein Unternehmen agil? 

Wie bereits angesprochen, wird ein Unternehmen nicht aufgrund der Einführung von flexiblen Arbeitszeiten automatisch auch agil. Vielmehr muss die Organisationsstruktur von Grund auf neu gedacht werden. 

Leitbild

Ein klares Leitbild für die Zukunft ist die Basis aller Veränderungen. Je nach Unternehmensgröße sollte bestenfalls unter Einbindung der Mitarbeiter:innen eine Vision erarbeitet werden, an welcher sich alle während der Change-Prozesse orientieren können und die zudem als Grundlage künftiger Entscheidungen fungiert. Diese Vision lässt sich anhand von Werten und Zielen des Unternehmens ableiten und muss für alle deutlich formuliert werden. 

Kommunikation

Agiles Arbeiten selbst sowie die Einführung dieser neuen Arbeitsweise erfordert eine umfangreiche Kommunikation. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich jede:r Mitarbeiter:in abgeholt und umfassend informiert fühlt. Transparenz in puncto eigener Arbeitsfortschritte, Ideen und Informationen ist hier das Stichwort. 

Feedback

Eine offene Feedback-Kultur ist ebenfalls unerlässlich, wenn es um die Einführung von Agilität im Unternehmen geht. Probleme müssen klar kommuniziert werden, konstruktive Kritik bestimmter Handlungsabläufe ist erwünscht. Dies gilt für die Umstellungsphase der Arbeitsweisen und Unternehmens-DNA, aber auch für das agile Arbeiten selbst. Noch während der Bearbeitung eines Projektes, soll eine offene Diskussion möglich sein, damit Probleme nicht erst nach Fertigstellung entstehen.

Kundenorientierung

Die agile Arbeit ist vollständig an den Bedürfnissen der Kund:innen ausgerichtet. Ein direkter Austausch ist daher unerlässlich, um Wünsche und Ideen mit in die Projekte zu integrieren. 

Eigenverantwortlichkeit

Agiles Arbeiten ist nur mit einem hohen Maß an Eigenverantwortlichkeit möglich. Teams und einzelne Mitarbeiter:innen müssen selbst Entscheidungen treffen dürfen.

Schnelligkeit

Eigene Entscheidungen treffen und das dazu noch möglichst schnell. Beim agilen Arbeiten gilt, die Zeiträume des Brainstormings, Planens und Bearbeitens allesamt zu verkürzen. Hierfür hilft es aufwendige, langfristige Projekte in kleinere Projekte zu unterteilen, um mehr Übersichtlichkeit zu schaffen. So wird eine spontane Anpassung und größere Dynamik leichter möglich.

Die Umstellung eines Unternehmens auf agiles Arbeiten ist häufig groß. Besonders in der Anfangszeit ist diese Herausforderung auch mit den ein oder anderen Problemen und Hindernissen verbunden. Umso wichtiger ist es daher, die vollständige Belegschaft zu einem Umdenken zu führen. Mitarbeiter:innen müssen sich zunächst auf die neuen Strukturen einlassen und benötigen während des Umstellungsprozesses noch Sicherheit durch klare Kommunikation. Gegenseitiges Vertrauen ist hier das A und O. Nicht zu vergessen ist übrigens auch, eine angemessene Ausstattung an technischen Hilfsmitteln. Seien das aktuelle Notebooks oder hilfreiche Softwareprogramme.Eine moderne Ausstattung wirkt für agiles Arbeiten durchaus unterstützend.

Wie sieht agiles Arbeiten in der Umsetzung aus?

Beim agilen Arbeiten sind die Phasen Planung, Umsetzung, Überprüfung und Anpassung nicht starr hintereinander geschaltet, sondern vielmehr als Kreislauf zu verstehen. So kann bereits früh Feedback entstehen und Änderungen können schon im Bearbeitungsprozess durchgeführt werden. Die Rückmeldungen von Kund:innen wirken so direkt, sodass Risiken minimiert werden können. Dabei werden die Projekte auf kleinere Teams aufgeteilt, welche sich selbst organisieren. Dank eines regelmäßigen Austausches in Form von Meetings wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied sowie die Kundin/der Kunde über die bisherigen und anstehenden Schritte informiert ist. Durch das Zerlegen der Projekte in kleinere Arbeitsschritte, können Kund:innen schon früh Feedback geben, sodass das Produkt oder die Dienstleistung im nächsten Schritt flexibel auf diese Rückmeldung angepasst werden kann. Eine schnelle Handlungsfähigkeit und eine hohe Flexibilität sind beim agilen Arbeiten unerlässlich.

Die agilen Teams können jeweils mit unterschiedlichen Methoden arbeiten, diese sind oftmals von den gegebenen Aufgaben abhängig.

SCRUM

Diese Arbeitsmethode eignet sich insbesondere für Projekte mit kurzen Iterationen. Hier stehen vor allem Flexibilität und Dynamik im Vordergrund. Prozesse werden im Vorfeld nicht vollständig durchgeplant, sondern in kleine Arbeitsschritte unterteilt, welche fortwährend angepasst und verbessert werden können. Auf Probleme kann direkt eingegangen werden und fertige Ergebnisse erhalten ebenfalls sofort Feedback, welches den nächsten Arbeitsschritt bestimmt. Die Zeitrechnung erfolgt hierbei meist nicht in Monaten, sondern in Wochen oder sogar Tagen.

Kanban

Für diese Methode sollte ein klar definiertes Problem vorliegen oder wiederkehrende Prozesse während des Projektes vorhanden sein. Das japanische Wort ‘Kanban’ (zu deutsch = Karte) wurde in den 1950er Jahren vom Automobilhersteller Toyota verwendet, um schnellere Durchlaufzeiten in der Produktion zu erzielen. Heute findet die Methode weit über die Automobilbranche hinaus Anwendung. Mit Post-its lassen sich Prozessabläufe beispielsweise visualisieren und in kleinere Teilschritte zerlegen. Auf einem sogenannten Kanban-Board sind die Abläufe für alle transparent und nachvollziehbar gemacht. Die Aufgaben werden dabei von “To Do”, “In Progress” bis zu “Done” aufgeteilt. Probleme im Workflow werden analysiert und direkt verbessert. 

Design Thinking

Im Gegensatz zur Kanban-Methode eignet sich das Design Thinking vor allem für Aufgaben ohne planbare Lösung. Das Vorbild für diese Methode stellt die Arbeitsweise von Designer:innen und Architekt:innen, welche intuitiv arbeiten und dabei den Abnehmer oder die Abnehmerin in den Mittelpunkt stellen. Neben möglichst viel Kreativität und dem Mut zu ausgefallenen Ansätzen, spielen bei der Design Thinking-Methode auch innovative Raumkonzepte eine Rolle.

 

Vorteile des agilen Arbeitens

In vielen Branchen wird der Wettbewerb immer größer, sodass es für Unternehmen zunehmend schwer wird, sich auf dem Markt zu behaupten. Es gibt immer mehr Dynamik und Veränderungen, an welche sich die Organisationen schnell anpassen müssen, um nicht zurück zu bleiben. Ist das Unternehmen agil, kann es schnell auf etwaige Herausforderungen reagieren, der Umgang mit Risiken verbessert sich durch die Anpassungsfähigkeit. Auch profitieren Firmen von der erhöhten Kundenorientierung. Durch die Einbindung der Kund:innen in die laufenden Prozesse, kann optimal auf deren Bedürfnisse eingegangen werden, was letztlich die Zufriedenheit der Abnehmer:innen erhöht. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden mit der agilen Arbeitsweise oft zu mehr Motivation und Zufriedenheit. So wird ihnen durch das selbstorganisierte Arbeiten gleichzeitig mehr Zutrauen entgegengebracht. Darüber hinaus geht die Selbstbestimmtheit auch mit mehr Flexibilität im Job einher. Die Ergebnisse, die mit agilen Arbeitsmethoden erzielt wurden, heben sich weiterhin oft durch eine besondere Qualität ab. So wurde der Erstellungsprozess stets an das Feedback der Kund:innen angepasst, was letztlich zu einem zufriedenstellenden Produkt oder einer erfolgreichen Dienstleistung führt. 

Trotz dieser langfristigen Vorteile darf man nicht außer Acht lassen, dass die Umstellung des Unternehmens hin zu mehr Agilität vor allem zu Beginn auch mit Überforderung seitens der Führungskräfte und Belegschaft einhergehen kann. Das eigenverantwortliche Arbeiten, welches gleichzeitig mehr Verantwortung bedeutet, ist nicht für jede:n Mitarbeiter:in etwas. Auch ist nicht bei allen Mitarbeitenden die Motivation, sich auf diesen Wandel einzulassen, gleich hoch. Darüber hinaus ist die Umstellung mit zeitlichem Aufwand verbunden. So können sich zunächst Fehler einschleichen, deren Korrektur Mehrarbeit benötigt. Zudem wirkt sich das Erlernen der neuen Arbeitsweise oder mögliche Schulungen der Belegschaft zeitlich auf das Tagesgeschäft aus.

Welche Büroformen eignen sich besonders für dieses New Work-Format?

In der Softwareentwicklung wird das agile Arbeiten bereits seit den frühen 2000ern umgesetzt. Aber auch andere Branchen entdecken die Arbeitsweise für sich. Insbesondere Unternehmen mit flachen Hierarchien orientieren sich zunehmend an der agilen Arbeitsweise. Auch für kreative Bereiche kann dieses Format einen Mehrwert bieten. Starre Strukturen sind hier fehl am Platz. Stattdessen entwickeln sich neue Denk- und Arbeitsprozesse, welche gleichzeitig eine neue Art der Raumnutzung erfordern. Ergonomie, Multifunktionalität und Komfort sind gefragt. Nur mit der Sicherstellung richtiger Arbeitsbedingungen, kann eine kreative und produktive Atmosphäre im Unternehmen erreicht werden. 

Um im Team agil arbeiten zu können, müssen Räume (oder Arbeitszonen)  unterschiedliche Funktionen anbieten. So werden Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten, ebenso benötigt wie Treffpunkte für spontane Meetings oder abgeschottete  Rückzugsorte für vertraute Diskussionen. Im besten Fall stehen der Belegschaft außerdem Kraftorte zum Energietanken zur Verfügung. Das können sogenannte Work Cafés oder aber auch eine begrünte Terrasse sein. Gleichzeitig kommen an diesen Orten Kolleg:innen zusammen, wodurch sich wiederum innovative Ideen ergeben können. Neben den verschiedenen Funktionsbereichen der Arbeitswelt ist die Auswahl funktionierender Büromöbel, die gleichzeitig die Identität des Unternehmens wiederspiegeln von großer Bedeutung. Auch das Mobiliar sollte sich blitzschnell an die jeweiligen Arbeitssituationen anpassen. Wir denken hier an höhenverstellbare Arbeitstische, vielfach verstellbare Stühle, verschiebbare Akustikwände/Raumtrenner, Sitz-Steh-Hocker oder Konferenztische mit Rollen, die sich bei Bedarf auch mal leicht an die Seite schieben lassen.

Sogenannte reinen Open Space Offices bieten für die agile Arbeitsweise zunächst einmal viele Vorteile. Diese Art der Bürogestaltung muss jedoch professionell geplant und umgesetzt werden, da der offene Grundriss sonst schnell mit einem hohen Lärmpegel und Konzentrationsschwierigkeiten einhergehen kann. Auch Büros mit freier Tischwahl müssen bedenken, dass es beim agilen Arbeiten vor allem um die Projektarbeit innerhalb von Teams geht. Die Teammitglieder dürfen sich dabei möglichst nicht verstreut im Office aufhalten, sondern müssen die Möglichkeit haben, sich stets austauschen zu können. Ein gemeinsamer Sitzplatz bietet hier einen Vorteil. Andernfalls ist eine klare Abstimmung und Organisation innerhalb der Arbeitsgruppe unabdingbar. Feste Meetingzeiten und Transparenz hinsichtlich der einzelnen Aufenthaltsorte innerhalb des Unternehmens bieten hier eine Hilfestellung.

Um den Anforderungen des agilen Arbeitens gerecht zu werden, braucht es variable Arbeitswelten, die genau auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zugeschnitten sind und sich den jeweiligen Arbeitssituation - agil - anpassen können. Auch wenn sich vorab einige Empfehlungen geben lassen, sollte die genaue Raumplanung mit einer Expertin oder einem Experten (und unter Einbeziehung der Belegschaft) besprochen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Bürolandschaft letztlich auch zu Ihrem Unternehmen und Ihren Arbeitnehmer:innen passt und die Funktion des agilen Arbeitens unterstützt. So ist es das Ziel des agilen Büros, verschiedenste Arbeitsweisen zu ermöglichen und dabei Hierarchieebenen abzubauen. In kreativen Meetingräumen lassen sich hierfür auch Podestbauweisen verwenden. So wird jede:r gesehen und die Hierarchieebenen werden spielerisch aufgehoben.

Eine eindeutige Büroform lässt sich für das agile Arbeiten nicht bestimmen, daher hier nochmal zusammengefasst, welche Bereiche ein Must-have für diese Arbeitsweise sind:

  • Ruhebereiche: Konzentrierte Einzelarbeit erfordert keine Kommunikation im Team, sondern vor allem eins: Ruhe. In den stillen Arbeitsbereichen sollten keine akustischen oder visuellen Störungen von der eigentlichen Aufgabe ablenken.
  • Meetingräume: Für offizielle Meetings und Besprechungen innerhalb der Teams, sollten Räume in verschiedenen Größen zur Verfügung stehen. Whiteboards und Screens sind für einen effizienten Austausch durchaus förderlich. 
  • Kreativräume: Work Cafés oder anregende Ecken im Büro sind eine gute Möglichkeit, um den spontanen Austausch zu fördern und die Kreativität der Belegschaft anzukurbeln. 

Tipp: Die Evolution lehrt uns, dass Menschen an ihnen unbekannten Orten wachsamer sind. Dies können sich Arbeitgeber:innen zu Nutze machen und das Design der Räume oder die Aufteilung der Möbel immer mal wieder abändern. So wird die Aufmerksamkeit der Belegschaft geschult und gleichzeitig Innovation gefördert.

Beispiele für agile Arbeitsplätze

Unsere Referenzen zeigen einzelne agile Möbelstücke sowie ganze Bereiche, die für agiles Arbeiten geschaffen sind. Lassen Sie sich inspirieren!

Agiles Management und agiles Arbeiten machen ihr Unternehmen nicht nur flexibler, sondern eröffnen Ihnen gleichzeitig echte Chancen am Markt. Doch Agilität erfordert auch Einsatz und ein Durchhaltevermögen im Change Prozess. Das Ganze funktioniert nicht von heute auf morgen, doch es gibt viele Ansätze, mit welchen Sie diese Arbeitsweise für sich und Ihr Unternehmen testen können. Gerne beraten wir Sie bei der Gestaltung Ihrer Arbeitswelt von morgen und verhelfen Ihren Räumlichkeit zu mehr Agilität.

  • BOS Büro- und Objekteinrichtungen GmbH
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